請求書もクラウド化して業務効率UP！メリットや導入時のポイントとは？
近年は技術の進化に伴い、様々なツールがクラウド化しています。
請求書に関しても例外ではなく、クラウド化によって請求書業務の効率を飛躍的に向上させることができるようになりました。
今回はそんな請求書のクラウド化について、メリットやサービスを選ぶポイントについて解説いたします。
クラウド請求書とは？
クラウド請求書とは、オンライン上で取引先の情報や金額を入力するだけで請求書の作成・送信ができるサービスで、インターネット環境が整っている場所であれば、どこからでも請求書を作成し送信することができます。
請求書の発行履歴もしっかりと保存されるため、請求書の発送一覧リストを作る手間を省くことができます。請求書の内容に変更があった場合は、その都度変更することも可能です。テレワーク下などでも問題なく請求書業務を行うことができるため、様々な面から業務を効率化させることができるといえます。
クラウド請求書のメリット
クラウド請求書のメリットをご説明します。
テンプレート作成の手間が省ける
クラウド請求書で請求書を作成する際、テンプレートを作成する手間を省くこともできます。請求先や金額などの必要事項を入力することで簡単に請求書を作成することのできる自動作成機能が備わっている場合もあり、毎月の請求額が一定の場合など、事前に発行日を設定しておくことで自動的に請求書が発行・送信されます。請求書を作成した際、一緒に送付状を作成できる送付状自動作成機能なども合わせて利用することで、業務を更に効率化させることができます。
運用・管理が簡単
請求書を作成したら作成履歴が残るため、過去に作成した請求書を確認したい時でもすぐに検索することができます。また、会計システムと連携させることで、請求書を作成すると同時に会計システムに売り上げ会計を登録することができるようになるものもあります。
相手方からの入金が確認できた場合にオートマチックで入金の登録や売掛金の消込も行われます。このようにあらゆる業務を一本化できるようになるため、請求書の管理運用だけでなく、経理業務を全体的に効率化させることができるようになります。
コスト削減
基本的に請求書の送付は郵送の場合が多く、請求書と送付状の印刷代、封筒代、切手代などのコストがかかっていました。相手方がクラウド請求書の作成や電子メールでの送付を承認している場合は、これらのコストを削減できるだけでなく、業務を効率化させることができます。電子メールで送ることができない場合は請求書の郵送代行サービスが利用できる場合があります。代行作業代が発生してしまいますが、請求書の送付作業の効率化を考えた場合、人件費などの面からもコスト削減に繋がるといえます。
デバイスを選ばない
クラウド請求書はインターネットにアクセスして利用するサービスのため、インターネット環境が整っていてクラウドサービスにアクセスできれば時間と場所を選ばずに利用できます。会社のパソコンがない環境下でもスマートフォンやタブレットから問題なく作成することができるため、出先などでも隙間の時間で作成することができます。もちろん、作成だけでなく過去のデータの確認や管理を行うこともできます。
クラウド請求書を選ぶポイント
クラウド請求書を選ぶ際にどのようなことに注目すればよいでしょうか。クラウド請求書を選ぶポイントをご紹介します。
機能性を確認する
まずはどのような機能が備わっているかを確認する必要があります。必要事項を入力するだけで簡単に請求書が作成できるサービスもあれば、テンプレートを軸にして請求書の仕様をカスタマイズすることができるサービスもあります。オプションサービスは企業のロゴをテンプレートに記載できるものなど様々です。請求書はデザインなども重要なポイントになるため、どのようなサービスが必要なのかをしっかりと整理しておく必要があります。
連携できるシステムやソフト
自社が保有しているシステムやソフトと連携させることができるかどうかも重用な確認事項です。社内で連携できるツールがある場合は、それによってどのように業務を効率化させることができるのか、またはどのような作業が必要になるのかなどを整理しましょう。うまく連携させることで、請求書作成以外の業務を効率化させることにも繋がります。
クラウド化する業務範囲を決める
クラウド請求書サービスの内容によっては、入金管理や売り上げ情報の管理、入金催促などもクラウド化し、共有や自動入力などが可能になる場合もあります。クラウド化によってどの業務までを効率化させたいのかを考え、クラウド化を導入する範囲を決めましょう。
まとめ
請求書をクラウド化することで様々な面で業務を効率化させることができます。
メリットをしっかりと理解し、導入の際にはポイントを把握しておくことで、スムーズな導入が可能になります。自社のビジネス形態に適したサービスを選び、請求書業務を効率化させましょう。
