ワークフローシステムのクラウド化とは？
ワークフローシステムをクラウド化することで業務の効率化を実現することができます。
しかし具体的にどのような部分が変わるのかについてはよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、ワークフローシステムをクラウド化するメリットや導入する際のポイントを紹介いたします。
ワークフローシステムとは
日々、色々な部署に所属する社員がそれぞれ担当する多くの業務を行います。
経費管理業務を一例に挙げると、必要な経費の内容を書類に記載し、上司や別部署など複数人に申請を行い、最終的に承認の権限を持つ人から承認をもらうことにより、経費の申請を通すことができます。これらの業務の流れをワークフローと呼びます。
ワークフローシステムは、業務の一連の流れ（ワークフロー）をこれまでよりも効率よく行うために導入するシステムのことをいいます。
ワークフローシステムを使わない場合、書類を作成してから様々な人に確認をとるまで多くの時間と労力が必要になります。承認者も他に担当している仕事があるのですぐに確認できず、承認が通るまでに想定以上の時間を要することもあります。
ワークフローシステムは書類の作成から管理までを全てオンライン上で完結できるため、PCを通じて承認者とのデータ共有が可能です。仮に承認者が外出中であっても、スマートフォンなどで確認することができるため、業務が今まで以上に効率化されます。
クラウド型ワークフローシステムのメリット
クラウド型のワークフローシステムにはどのようなメリットがあるのか、4点ご紹介いたします。
運用、管理が容易
ワークフローシステムはクラウド型の他に、自社でシステムの構築から運用までを行うオンプレミス型があります。しかしオンプレミス型は、専門知識を持つ人材が必要であり、トラブルが発生した際には自社内での対応が必要になります。
クラウド型であれば自社サーバーが不要で、サービス提供事業者が開発と運営を行っているシステムを利用するため、安全かつ簡単に利用することができます。
またアップデートやバグの修正も全てサービス提供事業者側が行うため、自社内で対策をとる必要はありません。
場所を選ばない
クラウド型のワークフローシステムはオンラインに繋がっていればどこからでも利用できるというメリットがあります。出張先や営業先での利用はもちろん、在宅ワークをしている時でも会社のシステムと同じシステムを利用することができるので、働き方の見直しが必要とされている現代社会には非常にマッチしているといえます。
デバイスを選ばない
出張や営業が重なっていると承認が必要な書類があっても確認ができません。紙の書類は社内でなければできない業務が多く、頻繁に外出をする人は承認を行うだけでも多くの時間が必要になります。
しかし、クラウド型のワークフローシステムはタブレットやスマートフォンから利用できるため、移動時間の合間を縫って確認することができます。確認だけでなく、承認や申請などの操作も行えます。
ワークフローの可視化
ワークフローシステムはオンライン上で状況確認もできるため、書類がどこで止まっているのかということや、誰から承認が下りたのかを随時確認することができます。
業務の進み具合を共有することで誰かが承認を促すことや、待ち時間を他の業務に充てるなど、今まで以上に時間を有効活用できるようになります。
ワークフローシステムを導入する際のポイント
ワークフローシステムの導入を考える際には5つのポイントを考えましょう。
まずワークフローを見直す
使いやすさを考える
ワークフローシステムは使いやすさが非常に大切です。
細かい設定ができても、操作画面が分かりづらかったり、専門知識が必要になる操作があると導入が浸透しません。
マニュアルを読まなくても誰にでも基本的な操作ができるようなワークフローシステムであれば、多くの社員が扱いやすい理想的なツールになることが期待できます。
コストを考える
利用料金についても考えておかなくてはなりません。
支払いができなければ当然クラウドの利用ができなくなるため、長期的に続けられるかという点を見据えて考えましょう。
反対に利用料金が安いという理由だけでシステムを選ぶと、使える機能に制限が多くワークフローがあまり改善されないということに陥りかねません。
無理のない料金設定で必要な機能を備えたワークフローシステムを選ぶことが大切です。
外部システムとの連携
ワークフローシステムを利用する際は、既に使用しているシステムとの連携が可能かどうかも確認しておきましょう。システムに互換性がある場合、データの管理や連携が可能になり、移行作業が簡単になります。
特に、日常の業務で多くの申請や承認が必要な経費関連のシステムは連携ができると時間や手間といったロスを削減することができます。
セキュリティ
ワークフローシステムはセキュリティも重要です。
様々な業務を一括管理することができるワークフローシステムは非常に便利ですが、見方を変えると会社の情報が全て詰まった情報源でもあります。セキュリティ対策が万全でなければ情報漏えいに繋がります。
ワークフローシステムを利用する際は会社の重要な情報を扱っているという自覚を持ち、ITリテラシーの教育や意識改善を徹底する必要があります。
まとめ
クラウド型ワークフローシステムを利用すれば非常に効率的に業務を進められることがお分かりいただけたと思います。ですが、便利な一方、利用者が気を緩めてしまうと、情報漏えいのリスクが高まります。ワークフローシステムのクラウド化には社員一人ひとりが意識を高めることが不可欠といえます。
