報告書をクラウド化！紙の報告書とどう違う？
近年、インターネット技術の進化に伴い、さまざまな業務にクラウドサービスを利用する企業が増えてきました。
報告書に関する業務もその中の一つです。ですが、紙の報告書とどのように違うのかについてはよくわからないという方もいらっしゃると思います。
そこで今回は、報告書をクラウド化するメリットや、サービスを選ぶポイントについて解説いたします。
紙の報告書との違い
クラウドによる報告書と紙の報告書の違いを6点ご紹介いたします。
管理が簡単
クラウドを利用した報告書は紙の報告書と異なり、最初からデータ化されているため管理が簡単になります。
クラウド化させることによりシステム上で管理が行えるため、オンライン状態であればどこでも欲しいデータをすぐに引き出すことが可能です。一方、紙の報告書は現物での管理になるため欲しいデータをすぐに引き出すことが難しく、管理する数も膨大になってしまいます。
コスト削減
クラウドは低コストが特徴であり、規模に合わせて必要な利用料を支払うことで簡単に導入することができます。
紙の報告書は印刷用紙やインク、郵送代など、取引先とのやり取りが増えるほどコストが増えてしまいます。また、紙の報告書は一定期間保管しなくてはならず管理スペースも必要です。クラウドはオンライン上のやりとりで完結できるため、支出の負担と管理スペースのコストを下げることができます。
リアルタイムで共有できる
紙の報告書は一度に複数名で閲覧することができませんが、クラウドサービスならオンライン上であれば自分のPCやタブレット、スマートフォンといったデバイスで閲覧ができるため遠く離れている人とも同時に閲覧することが可能です。
入力ミスなどの削減
報告書を手書きする際、記入漏れや入力ミスになかなか気がつかないことがあります。クラウドを利用した報告書であれば、システムに入力チェックを導入することで紙の報告書に比べてミスが発見されやすくなります。
紙の報告書の場合、書き間違えると一から書き直しが必要になりますが、クラウドは入力チェックと同時に修正の手間を削減することができるので、報告書を作成する時間も短縮されます。
検索が容易
クラウドでデータ管理をしている場合、様々な単語や条件からすぐにデータを検索することができます。
過去の報告書を閲覧する際、紙であれば大量の報告書の中から探さなくてはならないため非常に時間がかかります。しかし、データで管理をしている場合は日付や企業名などの条件から一致するものだけをすぐに見つけ出すことができるため、業務の効率化が図れます。
どこからでも利用できる
データとして報告書を扱う場合、インターネット環境が整っていればどこでも簡単に管理をすることができます。たとえば海外に出張をしている際中に報告書の確認をしたい場合、紙の報告書は管理をしている現場の人に連絡を入れて情報を送ってもらわなければならず、すぐに閲覧できません。しかし、クラウドを利用していれば海外にいてもインターネットに接続するだけですぐに閲覧や利用が可能になります。
クラウド型の報告書を選ぶポイント
クラウド型の報告書には様々な種類があります。実際に導入をする際にはこれからご紹介する2つのポイントを考えたうえで、最適なものを選ぶことをおすすめいたします。
使いやすさで選ぶ
報告書を扱う人の年齢や性別は様々なので誰でも操作しやすいものであることが求められます。作成画面やツールが分かりやすいものであれば、あまりPC操作に慣れていない人でも慣れるまでの時間を短くすることができます。なるべく直感的に操作できるようなものが理想的でしょう。
誰でも簡単に操作できるものでなければ、せっかくクラウド化を導入しても「紙の報告書の方が扱いやすかった」と元に戻ってしまいます。
導入するクラウドサービスは、実際に操作する人の意見も参考にしながら選ぶと失敗のリスクを下げることができます。
導入目的で選ぶ
報告書の作成ツールには様々な機能があります。機能は製品によって異なるため、どのような目的で導入するのかを考えることは非常に重要です。
報告書作成のみのサービスもありますし、社員が業務を行っているか監視することができるサービスもあります。
単純に報告書をクラウド化したいだけなら監視ツールは不要ですし、内部統制の見直しを図りたいという場合は報告書作成のみのサービスは物足りません。
クラウドサービスを導入するのであれば、必要なサービス、あると良いサービス、無くても良いサービスの3つを考えてみましょう。製品の性能やサービスを比較しやすくなります。
まとめ
クラウドサービスは企業の規模に関係なく導入することができます。
今まで紙の報告書の管理や作業効率に悩んでいた方は、報告書のクラウド化を導入することを検討してみてはいかがでしょうか。
