クラウドファイルサーバーを選ぶ際のポイントとは？
クラウドファイルサーバーを導入して業務の効率化を目指そうとしている企業の方も多いのではないでしょうか。
しかし、どのようなサービスを選べばいいのか迷ってしまいがちです。
そこで今回は、クラウドファイルサーバーを選ぶ際のポイントを、3つの観点から解説いたします。
目的別に考える
まずは、目的別に考えていきましょう。社内用・社外との共有用・バックアップ用の3つにおいてご説明します。
社内用
社内用にクラウドファイルサーバーを導入する場合、これまで使用していたファイルサーバーと似た操作性を持つサーバーを選びましょう。操作性が大きく異なるものを導入してしまうと使いづらく感じてしまったり、操作に慣れるまでに時間を要してしまったりと、かえって業務の効率が悪化してしまう可能性があります。
「せっかくファイルサーバーをクラウド化したのに効果が実感できない」ということを防ぐためにも、なるべくこれまで利用していたファイルサーバーと同じような操作性のクラウドファイルサーバーを選びましょう。
社外との共有用
社外とファイル共有などを行う場合は、ブラウザベースのクラウドファイルサーバーを利用しましょう。専用ソフトの購入やネットワーク設定が不要なので、ファイル便を使用したりメールにファイルを添付したりせずに外部とのデータやファイルのやり取り・共有を行うことができます。また、文書の共同作業も可能なため、ファイルを更新する手間を省くことができます。
バックアップ用
バックアップやアーカイブを残すためのファイルサーバーには、できるだけ性能がシンプルなものを選ぶようにしましょう。使用頻度があまり高くない場合、操作が複雑なものだと使いづらい場合があります。また、バックアップやアーカイブのみに使用する場合は、できるだけ低価格なものを選びましょう。メインで使うクラウドファイルサーバーと使い分けることで、コストの削減につなげることができます。
コスト面で考える
次に、コスト面で考えていきます。ユーザー数・拡張オプション・サービスベースの3点に注目してみましょう。
ユーザー数
クラウドファイルサーバーサービスは、利用するユーザーの数によって料金が変わる場合があります。プランによりますが、ユーザー課金があるサービスでも接続するユーザー数によって費用が変わるため、ユーザー数が多くなる場合はコスト負担が大きくなってしまいます。サービスプランごとに最大ユーザー数が設定されているので、上限人数を確認してサービスを選ぶようにしましょう。
拡張オプション
クラウドファイルサーバーは拡張オプションが利用できる場合があります。利用しているうちに機能を拡張したくなった場合、使いたい機能が利用できるようプラン内にどのような拡張オプションがあるのか確認しておきましょう。また、拡張オプションを利用した際にかかる費用についても確認しておく必要があります。
サービスベース
クラウドファイルサーバーサービスは、サービスベースによって選べる機能などが変わります。同じ容量でサービス価格を比べた場合、ブラウザベースと老舗のベンダーだとブラウザベースの方が低価格になる傾向があります。対して老舗ベンダーは、価格こそ高価格ですが、老舗ならではの安心感・安定感が魅力です。コストを少しでも抑えたいのか、コストが必要でも安心感を得たいのかによって、選ぶべきサービスベースが変わります。
サービス内容で考える
最後に、サービス内容の点から考えてみましょう。
機能性
クラウドファイルサーバーではどのような機能が使用できるのか確認しておく必要があります。業務形態や使用するユーザーがどのようなデバイスを使うのかなども重要なポイントです。ログ管理やドラック＆ドロップ、リソース管理などが可能かどうかなどについても確認しておきましょう。必要な機能を確認し、自社のビジネス形態に適したサービスを選ぶことで、業務をより効率化させることができます。
セキュリティ面
セキュリティ面についても重要なポイントです。ウィルスチェックや不正アクセス対策はもちろんですが、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能が備わっていることも重要です。特にアクセス制限は、機密性の高い情報を守る場合には欠かせない機能です。しっかりとしたセキュリティ対策が備わっているサービスを選ぶことで、安全に利用することができます。
運用・管理面
運用や管理がしやすいクラウドファイルサーバーを選ぶことで、トラブルが起こった場合でも迅速に対応することが可能です。特にファイルサーバーにデータを移行する際には業務が停止する時間が生じるため、データ移行がスムーズに行えるファイルサーバーを選ぶ方が良いでしょう。
まとめ
クラウドファイルサーバーを導入することで、コスト削減や業務の効率化を実現が可能になります。自社のビジネス形態に必要な機能やセキュリティ対策、上限コストなどをしっかりと把握しておくことで、スムーズにクラウドファイルサーバーを導入することができます。最適なサービスを選ぶことは業務をより効率化させることに繋がります。
