データ共有をクラウド化する際のポイントとは
データ共有をクラウド化して、日々の業務をより効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
データ共有をクラウド化する際、メリットやデメリットについてしっかりと把握しておく必要があります。
そこで今回は、データ共有をクラウド化するメリットやデメリット、ポイントなどを紹介いたします。
共有が簡単になる
データ共有をクラウド化すると、下記のようなメリットがあります。
共有が簡単になる
データ共有をクラウド化することで、複数の人と簡単にデータを共有することができるようになります。複数人で同時にデータを共有することができると、個別に共有する手間が省け、業務を効率化することができるようになります。社外のユーザーはゲストユーザーとして共有専用フォルダを作成し利用することで、社内のセキュリティ機能を使用しながらデータ共有を行うことができます。
場所と時間を選ばない
データ共有をクラウド化するということは、インターネット回線を介した利用になるため、場所や時間を選ばずにデータを共有することができるといえます。社外からのアクセスが可能になるため、リモートワーク下でもデータ共有作業ができます。結果、業務をより効率化させることができます。
管理が簡単になる
データ共有をクラウド化することで、データを一元管理することが可能になり、管理業務をよりシンプルにすることができます。クラウドサービスのシステム運用管理はサービス提供事業者が行うため、自社で専門部署を立ち上げデータ共有の為のサーバー管理やアップデートなどの作業をする必要はありません。
コスト削減
データ共有をクラウド化する際、初期費用はほとんど発生しません。運用コストに関しても、従量課金制で料金が発生する場合がほとんどのため、必要な時に必要な分だけを利用することができます。利用するユーザーの数によっても料金が変わるため、利用する人数によってはランニングコストを大幅に削減できる可能性があります。
データ共有をクラウド化するデメリット
次に、データ共有をクラウド化するデメリットについてご説明します。
カスタマイズしにくい
デメリットとして、クラウドサービスの機能は初めからパッケージ化されている場合がほとんどなので、自社のビジネス形態に合わせて使いやすいように自由にカスタマイズすることが難しい点が挙げられます。ただし、ストレージの容量などは拡張することができます。
セキュリティ面のリスク
クラウドサービスはインターネット回線を介してアクセスするため、外部からアクセスが行われる可能性は否定できません。社員それぞれが情報管理体制を徹底するのはもちろんですが、アクセス権の制限や暗号化などのセキュリティ対策を万全にしておく必要があります。
障害への対応が必要
クラウドサービスの運用管理はサービス提供事業者によって行われます。仮に何らかの理由でサーバー障害などが発生した時は、障害が復旧するまで対策を講じることができません。その間はデータ共有の作業を行うことができなくなってしまうので業務効率が大幅に低下してしまう可能性があります。
データ共有をクラウド化する際のポイント
データ共有をクラウド化する際のポイントをご紹介します。サービスを利用しようと考えている人はぜひ覚えておきましょう。
ストレージの大きさ
クラウドのストレージの大きさについて事前によく確認しておく必要があります。
ストレージの容量が足りない場合、業務に支障をきたす恐れがあります。どれほどの容量が必要なのか、あらかじめ見積りをしておき、コストと合わせて最適なサービスを選びましょう。
バックアップとアップデート
バックアップがしっかりと機能しない場合、クラウド上でデータが消失してしまった際に復元することができなくなってしまいます。また、バージョンのアップデートがしっかりと行われていなかった場合も業務に支障をきたしてしまうかもしれません。バックアップとアップデート機能についてどのような機能があるのか、しっかり確認しておきましょう。
セキュリティ対策
先述したように、クラウドはインターネット回線を介して利用するため、外部からアクセスが行われる可能性があります。大切な情報を守るためにもセキュリティ対策についてしっかりと考えておく必要があります。適切なセキュリティ機能を利用することで、クラウド化する前よりも一層強固なセキュリティ対策を行うことが可能になります。
機能性
共有のしやすさについても重要なポイントです。データ共有は様々な業務で利用されるため、使い勝手が悪かった場合にかえって業務効率を低下させてしまう可能性も考えられます。できるだけユーザーが使いやすい機能がパッケージされているサービスを選びましょう。
まとめ
データ共有をクラウド化することで、日々の業務をより効率化させることが可能になります。導入の際にはメリットやデメリットをしっかりと把握し、ポイントを押さえてサービスを選ぶようにしましょう。適したサービスを選ぶことで、クラウド化による効果をより高めることが可能になります。
