電子契約書の導入で得られる主な4つのメリットを解説！
近年、電子契約書を導入する企業も増えつつあります。オンライン上で、契約書のやり取りができるうえに、データとして保存が可能になります。書類の電子化により、業務の高速化、ペーパーレス化、コスト削減などさまざまなメリットを享受できると言われています。業務上、紙のデータと比較して電子化することで、どのような部分でメリットがあるのか紹介します。
電子契約書で享受する4つのメリット
契約書といえば、紙で交わすのが当たり前でしたが、最近ではオンライン上で電子契約書としてやりとりができるようになりました。電子書類にすることで得られるメリットを解説します。
さまざまな費用の削減
従来通りに契約書を紙で交わす際には、契約書を印刷する用紙代、印刷する際にかかるインク代、契約書を2部用意するのでそのための製本テープ代、取引の内容によって必要な収入印紙代、2部製本して相手に発送する郵送代と返送代、製本から契約の締結までに必要な人件費、社内で鍵付きなどセキュリティ対策をされた保管場所代などの費用がかかります。契約書を電子化することにより、紙にかかる費用の部分はカットすることが可能です。
契約関係の業務を効率化
紙の場合は、契約を締結するまでのフローに時間がかかりました。電子契約書になると、電子データでのやり取りができます。また、以前締結した契約書を検索する場合も、データで検索するため迅速に電子契約書が探し出せます。新しい契約を締結する際には、以前契約した内容のひな形が利用できますので、大変効率的です。
このように、契約締結業務を電子化することで効率化され、空いた時間を他の業務に回せるため、企業の生産性アップにつながるでしょう。
コンプライアンスの強化を実現
電子契約書には、電子署名とタイムスタンプが欠かせません。その2つがあることで、その電子書類の存在と非改ざんを証明することができます。紙の契約書の場合は、いつ、誰が、どんな契約書を、どこに保管したかなどは、記録がないので不明です。
しかし、電子化によりデータベースで保存すると、高いセキュリティと改ざんや紛失のリスクも軽減されるでしょう。
保存の簡易化
紙の契約書の場合は、保存するファイルを準備して、ファイルの保管場所を確保する必要があります。ファイル代や保管場所代のコストがかかります。また、以前締結した契約書を探す際にも、場合によっては膨大な量の中から探し出すことになり、時間もかかってしまいます。契約書を電子化することで、検索性が格段にアップし、税務、会計監査調査になった際にも、迅速な対応ができます。
電子契約書の導入のデメリットや問題点
物事には、メリットがあればデメリットも存在します。電子契約書の導入におけるデメリットや問題点について解説します。
導入説明の手間がかかる
電子契約サービスを導入する場合は、手間がかかります。また、契約書の流れに変更があるため、社内外の人に対しての説明も必要です。人は何か新しいことに対して、抵抗感があり、受け入れるまで時間がかかるでしょう。
そのような人への説明は、体力と忍耐力も必須です。電子契約サービスを提供している業者には、導入後のフォローとして、社内外への説明会を開催してくれる業者もあります。導入を検討する際に相談してみるのもいいでしょう。
サイバー攻撃への対策が必要
紙の契約書を保管する際にも、盗難や紛失の可能性は否めません。電子契約書の場合も、管理しているサーバーへのサイバー攻撃の可能性も念頭に入れておくべきです。多くの電子契約サービスは、1か所で集中して管理する中央集権型が多く、そこを攻撃されるとデータを守れません。
そのような対策におすすめするのは、ブロックチェーンを用いたセキュリティ対策です。ブロックチェーンは、文書の記録をすべて連続したつながりにして保存します。改ざんするためには、莫大な量のブロックを攻略しないといけないので、改ざんのリスクは軽減されるでしょう。
電子契約できない文書の存在
契約書の中には、電子化できないものがあります。法律上、紙で保存することが義務付けられているのです。その具体例としては、定期借地契約、定期建物賃貸借契約、投資信託契約の約款、訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付業務、などが現在では紙保存です。
ただ、時代とともに法律も変化していくので、これらの書類も近い将来に電子化される可能性もあるでしょう。
電子契約書のメリットとデメリットを理解しよう
電子契約書のサービスには、メリットとデメリットが存在します。導入には、コストもかかり、手間もかかるのは否めません。紙の場合は字が消えたり、災害時には紛失する可能性もあります。どんどん増えていく書類の量を確保する場所も必要となるでしょう。
電子契約サービスの導入で、多方面で業務効率やコスト削減も可能です。電子契約サービスを提供する企業もあります。自社にあったサービスを提供してくれる業者を比較検討し、サービスの導入を検討してみましょう。
