使う前に知っておきたい、電子契約書の課題点を詳しく解説
電子契約書はクラウド上で契約を結べる便利なサービス。インターネットの普及もあり、電子契約書を導入している企業も増えていることでしょう。紙の契約書と違い、保管スペースが必要なかったり、長く保存できるなど様々なメリットもあり、利用者にとって使いやすくて便利なサービスです。しかし、そんな電子契約書にもまだまだいくつかの課題点が存在します。では、どんな課題があるのでしょうか。後で問題が起こらないためにも、あらかじめどのような点が課題となっているのかを確認してましょう。電子契約書を安全に、そして便利に使うためにも、最後まで読んで今後の参考にしてください。
取引先も電子契約サービスの加入が必要な場合もある
1つ目の課題点としてあげられるのは、取引先も電子契約サービスに加入しなければならない場合があるということです。
電子契約書を締結する際には、電子契約サービスを利用することがほとんどでしょう。自分たちの契約書の運用方法などにあった電子契約書のサービスを提供している業者と契約をし、電子契約書を作成します。しかし、業者と契約を結ぶのは自分たちの会社だけでなく、契約を結ぶ取引先にも加入してもらう必要があるサービスもあります。利用する認定事業者や業者によってルールは違いますが、取引先にも加入をお願いする必要がある場合は、電子契約書での締結のハードルが少し上がるといっていいかもしれません。
取引先が加入しなくても電子契約書を締結できるサービスもあるので比較検討の要素になるポイントでもあります。
サービス加入にはアカウント登録をする
サービスに加入するときにはいくつかの手続きがあります。電子契約サービスを提供している業者を利用する場合はアカウントの登録が必要です。また、認定事業者を利用する場合は、印鑑証明、登記簿謄本の提出が必要です。
加入時には費用が発生することもある
取引先がサービスに加入する際には費用が発生することもあります。加入時のみでなくサービスを利用する上で費用が発生することもあるので、あらかじめ確認する必要があります。また、取引先がサービスに加入しなければならない場合、相手の契約書締結の業務フローを変更しなくてはならないこともあるでしょう。スムーズにサービスに加入してもらうためにも、あらかじめ取引先に加入のメリットを説明したり、対応してもらえるようにお願いする必要があります。
取引先の加入を必要としないサービスであればこのような費用面のトラブルは起こりにくいですが、事前に電子契約書の使用は伝えておくことをおすすめします。利用方法などを事前に説明しておくことでスムーズに契約の締結を行うことができるでしょう。
電子証明書の取得が必要である
取引先がサービスに加入する際には費用が発生することもあります。加入時のみでなくサービスを利用する上で費用が発生することもあるので、あらかじめ確認する必要があります。また、取引先がサービスに加入しなければならない場合、相手の契約書締結の業務フローを変更しなくてはならないこともあるでしょう。スムーズにサービスに加入してもらうためにも、あらかじめ取引先に加入のメリットを説明したり、対応してもらえるようにお願いする必要があります。
取引先の加入を必要としないサービスであればこのような費用面のトラブルは起こりにくいですが、事前に電子契約書の使用は伝えておくことをおすすめします。利用方法などを事前に説明しておくことでスムーズに契約の締結を行うことができるでしょう。
電子証明書の取得が必要である
2つ目の課題点は電子証明書の取得が必要であることです。この電子証明書がないと電子契約書は締結できないので、必ず発行しなければなりません。では、電子証明書がどのようなものなのでしょうか。なぜ必要なのか、どのような手続きが必要なのかについて説明します。
インターネットの身分証明書みたいなもの
電子証明書はインターネットの身分証明書のようなものであり、電子契約書を発行する上で欠かせないものです。ここで問題なのは電子契約書は会社名義で作成したとしても、作成した従業員や個人宛に電子証明書が発行されることです。これは、契約書はもともと会社に所属する個人が会社のために契約を行なっているので、契約書に署名した責任は個人にあるからです。
本人に申請の同意を得る必要がある
電子証明書を申請するときには、申請者本人の同意の手続きを得る必要があります。そのため、電子契約書の作成は最後に個人の同意手続きを得るところが重要で、その後に電子契約書の締結が完了します。
電子帳簿保存法による運用が必須である
3つ目は電子契約書を作成する上で定められた、電子帳簿保存法に沿って運用しなければならない点です。これは、税務調査が入るので、必ず行わなければいけません。電子帳簿保存法の概要は以下の通りです。
保存期間や保存場所の制定がある
電子証明書をどこで保存するのか、どれぐらい保存するのかなどの決まりがあります。保存場所は事業所在地のローカルパソコンやデーターセンターで保存することが可能です。データセンターを保存場所にする場合には、事業所在地内にパソコン、ディスプレイ、プリンターがあり、ネットワーク経由でアクセスできなければいけないという条件が付いています。
保存期間は、税法に定められている期間になっており、法人や個人などで少し違います。
訂正及び削除の防止に関する事務処理について
税法では、電子契約書は紙媒体と同様に取引データの保存が求められます。電子帳簿保存法によると、電子取引が行われたときに、取引内容を紙のデータで残さない場合は、タイムスタンプを押すか、規定に沿って電子記録のまま保存しなけなければなりません。
そのため、電子契約を作成するときにはタイムスタンプを押すか規定の作成が必要です。規定を作るときは国税庁が「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」というサンプルを公開しているので、それに基づいて作成します。規定の内容は主に目的、適用範囲、管理責任者、電子取引の範囲、取引データの保存、対象となるデータ、運用体制、訂正削除の原則禁、訂正削除を行う場合、施行について書かれます。
検索機能や説明書の備え付けが必要
検索機能も必要です。文書名称や金額、日付、ANDと範囲検索、契約を結ぶ取引先での通常検索ができないといけません。それに加え、電子ファイルをどこで保存しているのか、パソコンやその中のプログラム、ディスプレイ、プリンターなどの電子機器の操作説明書を備え付けなければなりません。
まとめ
電子契約書の3つの課題、取引先の電子契約書サービスへの加入、電子証明書の取得が必要となること、電子帳簿保存法による運用が必要であることを紹介しました。
電子契約書はとても便利なサービスですが、課題点ももちろん存在します。しかし、どんなサービスにしても、メリットやデメリットは必ず存在するので、課題点をうまくカバーできれば問題ありません。これから電子契約書の導入を考えている人は、ぜひここで紹介した課題点を視野に入れながら使ってみてください。
