電子契約書が紙媒体に比べて簡単で便利な理由を紹介！
電子契約書はクラウド上で契約を取り交わし契約書を作成できる便利なサービスです。ITの発展により、様々な作業がネット上で完結するようになりました。そのため、企業でもなるべく簡単な事務作業や契約書の作成はネット上で行えるようにサービスを導入をしている会社も多いでしょう。
しかし、電子契約書は聞いたことはあるけど、紙の契約書とどのような違いがあるのか、なぜ便利なのかを知らない人も多いのではないでしょうか。これから電子契約書を導入しようと考えている方に、メリットを知っていただけるよう、電子契約書が紙媒体に比べて便利な理由を紹介します。ぜひ最後まで読んでみてください。
契約書の印紙税や事務経費が削減できる
紙の契約書を作成すると、印紙税が必ずかかります。他にも用紙代や印刷代、郵送費など、紙の契約書ならではの工程が多く、電子契約書だとその工程がないので費用の削減になるでしょう。具体的にどのような経費削減が可能なのかを詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。
電子文書なので課税対象でない
紙の契約書は課税対象ですが、電子契約書は電子文書で交わすので課税対象にはなりません。そのため、印紙税がかからず、金銭的な面でのメリットがとても大きいです。特に、建設業や運送業、情報通信業、不動産業、開発デベロッパーなど、契約書が多い業種にとっては嬉しいポイントでしょう。さらに、印紙税は契約の金額が多くなればなるほど、税額も上がります。取引先が多いところにとっては、印紙税のコストは何とかしたい問題です。その点、電子契約書は印紙税がかからないのでコスト削減を考えている企業にはメリットが大きいでしょう。
輸送費がかからない
電子契約書は印紙税だけでなく、輸送費もカットできます。紙の契約書は郵送でやり取りするところも多いので、契約書が多い場合は送料だけでもかなりの金額となっているでしょう。電子契約書は輸送する必要がないので、大幅なコストカットになります。実際に相手先に行き、訪問でやり取りする場合は人件費がかかりますが、電子契約書であれば、その必要もありません。
電子ファイルは時間短縮にも
電子ファイルは大きな時間短縮にも繋がります。紙の契約書だと、輸送でやり取りをしたり、訪問でやり取りするので、どうしても時間がかかってしまいます。その他にも印刷や確認、署名捺印など細かなプロセスが多く、時間も手間もかかるため、作業が大変です。それに比べ、電子ファイルはアップロードするだけなので、大幅に作業時間を短縮できます。
事務作業が効率化される
電子契約書は全てネット上にあるため、紙の契約書のように紛失してしまうことも、ファイリングする必要もありません。様々な事務作業を減らすことができ、時間短縮、作業効率化に繋がります。具体的な効果は以下のようです。
電子ファイルは保管場所が必要ない
紙の契約書は鍵付きの場所やプライバシーが守られているロッカーなど保管場所が必要です。また、契約書は税法上7年間保存しなければならない決まりがあります。契約書が多い業種だと量も増えるため、保管場所の確保は大きな問題です。このように、紙の契約書は、保管スペースも必要ですし、探す時間も必要となります。それに比べ、電子契約書は全てクラウド上で保存できるので保管スペースを設ける必要がありません。
検索条件指定で閲覧が簡単
紙の契約書は探す手間がかかります。膨大な契約書の中から、数年前の契約書を探し出すのは大変なことでしょう。その点、電子契約書はクラウド上で検索できるため、すぐに探すことができます。検索も条件の指定ができ、契約日付や契約先、契約金額などで検索できるため、とても便利です。
セキュリティが高められる
電子契約書にはセキュリティ面で強化できるというメリットも。紙の契約書では行えない、電子書面ならではのセキュリティ対策があるので、これから紹介します。
サーバーによるバックアップを多重化できる
紙の契約書は誰かが改ざんしたりなど手を加えることが可能です。さらに、内容が変更されたとしても誰がやったのか、事実が判明するまでには時間がかかります。それに比べ、電子契約書はサーバーに保存されており、誰がアクセスしたかがわかるので手を加えにくいです。
また、電子契約書の原本は一つだけですが、何度もバックアップが取れるのでセキリュティ面でも安心です。万が一の紛失に備えて、いくつもバックアップをとっておくことができるという大きなメリットがあります。
紛失や劣化のリスクが軽減
紙の契約書は長年の保存による劣化や、間違って捨ててしまって紛失したなどのリスクがあります。またコピーを取って保存しても保管場所が必要なので管理が大変です。それに比べ、電子契約書はデータがサーバー上で保存されているため劣化することもなく、保存場所が必要ありません。また、何度もバックアップが取れるため、データが紛失するリスクを抑えることもできます。もし、何かの間違いで消去させてしまっても、先ほど述べたように何度もバックアップが取れるので紛失のリスクを減らすことができます。
まとめ
電子契約書は紙媒体に比べて保管や保存が簡単なのが特徴です。探す手間も保管する場所も必要なく、パソコン一つあればサーバー上に保存されます。事務作業の効率化にも繋がる上、バックアップを行えるのでセキリュティ面でも安心です。
このように紙媒体と比べてみると、電子契約書には様々なメリットがあり、便利で使いやすいサービスだということがわかります。これから電子契約書の導入を考えている人は、ぜひここで紹介したメリットを参考にして検討してください。
