【TOMAコンサルタンツグループ株式会社】Great Sign活用インタビュー

TREASURY 御社の簡単なご紹介をお願いします。

TOMAグループ TOMAコンサルタンツグループは、1000件以上の顧問先や個別相談から蓄積したノウハウを生かし、経験豊富な専門家200名が、経営に関するあらゆるお悩みごと・お困りごとをワンストップで解決します。
会計業務を中心に人事・労務、法務、事業承継、業務改善、国際化など幅広いサービスを用意しております。
私たちのチームでは、業務効率化やIT化の支援など、総合的なコンサルティングを行っています。グループ内部でも、自社システムをはじめ、さまざまなITツールを活用して効率化・標準化を進めています。
お客様を指導する立場といえますから、私たち自身が中小企業経営の見本となるような経営をしていかなければいけません。そのため、大企業に負けないスピードで変革したいという気持ちで、日々業務に取り組んでいます。

TREASURY 御社では、Great Signをどのように使われていますか？

TOMAグループ 自社内でお客様と契約書を取り交わす際に利用しています。
また、弊社では中小企業向けの業務改善コンサルティングを行っており、電子契約サービスの導入を提案するときには、Great Signを案内しています。

TREASURY 自社でGreat Signを導入されたときのことを教えてください。

TOMAグループ 2016年から、社内でIT推進プロジェクトがスタートしました。
当初の目的は、“徹底的にペーパーレス化をして、いつでもどこでも働ける環境をTOMAグループ内につくり出す”というものでした。
当時からITコンサルチームは在宅勤務をスタートしており、かなり先進的な取り組みだったと思います。
そのプロジェクトの１つとして、自社の契約書も全てペーパーレスにしたいと思っていましたが、技術的・法的な問題で諦めていました。
2020年頃から再検討をし、まずはGreat Sign以外の電子契約サービスを導入したのですが、2021年にGreat Signにシステムを移行しました。

TREASURY なぜ、 既存の電子契約サービスからGreat Signに変更をされたのですか？

TOMAグループ 最初に使っていた電子契約サービスは、kintone連携ができず、その開発予定もなかったことが大きな理由です。
弊社では、自社でもkintoneを利用していますし、お客様のDX支援ツールの１つとしてもkintoneを推奨しています。そのため、電子契約との連携をとても重視していました。
当時、Great Signの担当者さんと話したときに、システム連携されることを教えていただき、またその他の相談やシステムの要望がしやすいと感じたため乗り換えを決めました。

TREASURY Great Signにシステム変更される際に、不安はありましたか？

TOMAグループ 運営するTREASURYさんがスタートアップ企業で、乗り換え前の会社よりも規模が小さいことは理解していました。
通常であれば、それは懸念点かもしれません。ただ、私たちは中小企業の支援をする会社なので、会社の大きさではなく、本当に良いシステムかどうかで判断しました。

電子契約サービスのなかでも、タイムスタンプの有無や期限が切れた契約の再対応などで、違いがあるのは事実です。
そのため、最低限の機能要件の確認は必要ですが、知名度のあるサービスでは、ほぼ機能に違いはないと思っています。
それでもGreat Signに乗り換えた理由は、
・kintoneの連携ができる
・必要な機能に対して非常に安い
という２点が大きな理由です。

お客様にご相談いただいた際には、
・価格
・他社の電子契約サービスで契約した契約書の保存ができるか
・紙の契約書の保存ができるか
・既存システムとの連携ができる
の４点は最低限チェックしたほうが良いと伝えています。
その結果、Great Signを選んでいただくお客様が多くいます。

TREASURY Great Signを導入して１年経ちますが、どのような効果を感じていますか？

TOMAグループ １つ目は、煩雑な作業がなくなりました。
例えば、契約書の印刷、製本、郵送作業といったものです。

2つ目は、トラブル防止です。
紙の契約書を利用していたときは、送付が遅れることで、契約書締結前に業務が発生してしまうことがありました。そのため、サービス提供を開始した後に、契約内容と異なる要望が来るといったトラブルが多少ありました。
こういったトラブルは担当者としても対応に疲弊しますし、お客様にも迷惑がかかります。
すぐに契約を取り交わせる電子契約なら、トラブル防止につながるので非常に助かっています。

3つ目は、契約書確認がとても早くなったことです。
以前は、契約内容を確認しようとすると、出社し、書庫に行き、膨大な契約書のなかから該当する契約書を探さなければいけませんでした。
Great Signに変更したことで、出社の必要もなく、瞬時に検索して確認できるようになりました。

また、最近では英語の案内も出せることに驚きました。
弊社では外資系のお客様も増えているため、英語で案内文が出せることは大きなメリットだと思います。

TREASURY Great Signの総合的な評価をお聞かせください。

TOMAグループ 非常に良いと思います。これからも弊社で継続して利用するのはもちろん、お客様にも積極的に案内していきたいと思っています。

TREASURY 現在、電子契約の導入を検討されている企業に対して、サービス選びや導入のコツ・ツボ・注意点アドバイスがあれば、ぜひお聞かせください。

TOMAグループ 日本はまだ紙文化だと思っています。たとえば、いまだにFAXが使われていますし、社内の資料を紙で保管している企業も多くあります。
けれど私たちは、クラウド化を推進していかないと、今後、日本の中小企業が世界から淘汰されていってしまうという危機感を持っています。
中小企業がDXを進めるためには、会計事務所が率先してクラウドツールを活用していないといけません。自分たちがアナログ文化では、お客様と打ち合わせをしたときに、効率化の支援やIT化のアドバイスはできませんから。
お客様のためにも、まず自分たちが率先して取り組んでいく必要があると考えています。
会計事務所に限らず、中小企業にも、「紙が一番便利だ」という方はたくさんいらっしゃいます。ただ、そう考えている企業のなかには、システムを使ったことがないために紙に固執しているというところもあります。
使ってみないとわからないことは、たくさんあります。だからこそ、まずは自ら変革し、DXを実践したうえで、お客様のご支援をしていくことが大切だと思っています。

TREASURY 最後に、Great Signへの期待をお聞かせください

TOMAグループ いつもありがとうございます。
もっとお客様にも案内をしていきたいので、ぜひ共催セミナーなどもやっていきましょう！