経費精算は日常業務の中でも重要な業務です。経費精算業務の効率化を図るならクラウド化がおすすめです。
しかし、経費精算をどのようにクラウド化すれば良いのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、経費精算のクラウド化について、メリットや選ぶポイントについて紹介いたします。
クラウド経費精算システムとは
クラウド経費精算システムとはどのようなものなのでしょうか？
ここでは、クラウド経費精算システムについて説明いたします。
経費精算システムとは
経費精算システムは経費精算業務を行ううえで必要な、申請・チェック・承認などの工程を効率よく行うためのツールです。会計システムとのデータ連携、経費の申請や承認、交通機関のルートや運賃の検索などが主な機能で、経費精算処理をシステム化することにより、これまで一つひとつ手作業で行っていた業務を効率的に進められるようになります。
しかし、処理に関するデータを逐一システムに手入力しなければならないことや、システムにアクセスしなければ作業ができないといった課題を抱えています。
クラウド化するとどう変わる？
経費精算システムをクラウド化すると、スマートフォンやタブレット端末からでもシステムにアクセスすることができるようになるため、時間や場所にとらわれない処理が可能になります。
また経費の申請や承認をその場で確認できるので、経費精算業務がタイムリーに行えるようになります。
クラウド経費精算システムのメリット
次に、クラウド経費精算システムのメリットについて解説していきます。
導入しやすい
クラウド型のシステムはインターネットを介してサービスを利用するため、導入の際にサーバーなどのITリソースを用意する必要がありません。初期費用も必要なく、利用開始までの時間も短いため、導入しやすいツールであるといえます。
アップデートの必要がない
クラウドのサーバー管理や運用はサービス提供事業者が行っています。そのため、システムのアップデートやバックアップといった手間がかからず、インターネットからシステムにアクセスするだけで常に最新バージョンのサービスが利用できます。
場所と時間を選ばない
先述のように、クラウドサービスはインターネットを介して利用するため、時間や場所を選ばずに利用することができます。また、アクセスする端末を選ばない点も自由度の高さを物語っています。申請から承認までのワークフローをすぐに行うことができるので、効率的に経費精算を行うことが可能になります。
一元管理
クラウドシステムはインターネットを介して経費を申請できるので、全国に支社や営業所がある場合でも本社で一元管理することができます。管理側の作業工数を減らせるのでコスト削減に繋がり、規模が大きい企業ほどメリットが大きいといえるでしょう。
不正防止
クラウドサービスを他のシステムと連動させることによって、経費の不正申告を防止することが可能になります。
ICカードやクレジットカードなどと連携させれば、乗車記録を自動で取得することが可能になるため、料金の入力や申請金額の照合作業を省略することができるだけでなく、虚偽申請などの不正防止にも繋がります。
クラウド型経費精算システムの選び方
最後に、クラウド型経費精算システムを選ぶ際に注目するポイントをご紹介します。
他のシステムとの連携
経費精算システムは、経理システムや会計システムなどと連携させることができます。
経費精算システムのデータは経理システムに取り込まれ、会計や交通費の精算など様々な集計作業に利用されます。
経費精算システムのみが独立して利用されることはほとんどないため、いかに他のシステムやソフトと連携がスムーズに行えるかが重要なポイントになります。連携していなかった場合は既存のシステムの入れ替えなども念頭に置いて一度確認してみる必要があります。
トータルでどのようにコストや手間を削減できるかを考えて選ぶのが重要です。
課題解決につながるかどうか
クラウド型経費精算システムを選ぶための重要なポイントとして「導入にあたり現在抱えている課題がしっかりとクリアできるものかどうか」という点が挙げられます。
導入の目的が生産性の向上なのか、業務の負担軽減なのか、ミスやそれに伴う作業の削減なのかによって選ぶべきサービスが変わってきます。
はじめに解決するべき課題を洗い出して優先度をつけ、特にどのような機能が必要なのか、重視するべきポイントはどこなのか、自社の課題を解決することができるサービスはどれなのかをしっかりと吟味して選ぶようにしましょう。
まとめ
経費精算システムをクラウド化することにより、経費精算業務をより効率化することができます。クラウド型経費精算システムは無料でお試し利用ができる期間を設けているものも多くあるため、どのようなサービス内容のものがあるのか、じっくり比較検討しましょう。
自社の課題をしっかりと洗い出し、システム連携のしやすさなども含めて考えることで、クラウド型経費精算システムを導入するメリットをより享受することが可能になります。
