電子契約システムの導入！電子契約書に関する法令とメリットを解説
近年、ビジネス間での契約書作成の際に普及し始めている電子契約書ですが、実際にシステム導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。しかしながら、書面契約書と同じような法的効力があるのか、トラブルが生じたときでも証拠力として充分なのかなど疑問点も多く、導入に踏み切れない企業も少なくないのが現状です。
そこで、電子契約書に関する法令とメリットについて詳しく説明します。電子契約システムの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
電子契約書とは？書面契約書とどう違う？
従来の書面契約書とは、紙の契約書に当事者が押印・署名し、契約の合意内容を証拠として書面で残したものです。
一方、電子契約書とは、電子データで作成された契約書に電子署名とタイムスタンプを付与し、書面契約書と同等の法的効力を持たせた契約書のことをいいます。
そもそも契約書とは、合意内容を証拠として残すためのものであり、電子契約書も証拠としての機能が充分でなければ利用する価値はありません。電子署名とタイムスタンプという技術を活用することで、電子契約書は「いつ、誰が、何を」締結したのかを明確に示すことができるようになり、充分な証拠力を持つ契約書として普及し始めています。
電子契約書に関する主な法令について
電子契約書は、なぜ法的に充分な証拠力を有しているといえるのか、ここではその根拠となる法令を説明します。
電子署名法とは
正式名称を「電子署名及び認証業務に関する法律」といい、電子署名が書面契約書における押印や署名と同等の法的効力を持つことを認めた法律です。
電子署名法第3条で、「電磁的記録であって情報を表すために作成されたものは、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する」とあります。
すなわち、電子データでの契約書に電子署名が付与されていれば、法的に当事者本人が作成したものとみなすということです。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係書類（見積書や契約書、領収書など）を電子データで保存することを認めた法律です。
この法律により、関係書類を電子データで保存できるようになりました。上述の電子署名法で法的効力が認められたことと合わせて、電子契約書の普及につながったといえます。
IT−書面一括法とは
IT−書面一括法とは、事業者が書面の交付や書面による手続きを必要とする業務内容を、送付される側の承諾を前提に、電子データなどの情報技術を利用して提供することを認めた法律です。
たとえば、証券取引法や旅行業法など、顧客保護の観点からさまざまな手続きに書面の交付が必要でしたが、現在は、相手側の承諾を得るという条件のもとスムーズな電子商取引が可能となっています。
e−文書法とは
e−文書法とは、ある一定期間の保管が法的に義務づけられている文書について、紙文書の保管のみでなく電子データでの保管も認めた法律です。
電子データをクラウド上で管理できるようになったため、文書検索の手間もかからなくなり、さらに紙文書のような保管スペースも不要となりました。
電子契約書を導入するメリットについて
ここでは、電子契約書を利用することで得られるさまざまなメリットを紹介します。
電子契約書に印紙税はかからない
契約書作成には、契約書の内容や契約金額によって印紙税がかかりますが、電子契約書は課税文書にあたらないため印紙税を納める必要はありません。
国税庁は、課税文書を「紙の原本」と定義しています。そのため、電子データで作成された電子契約書はもとより、電子データそのもの、また電子データを印刷したものも課税文書にあたりません。
取引先が多い企業では、印紙税のコストを大幅に削減できるでしょう。
事務経費の削減と効率化を図れる
上記のように、印紙税だけではなく、電子データでのやり取りのため文書を郵送する手間が省け、郵送代や人件費もカットすることができます。
さらに、書面契約書は、原本を印刷して押印、署名、郵送し、さらに相手側からの返信と、契約締結まで2～3週間もの時間がかかりますが、電子契約書ならすべての作業がオンライン上で完結し、非常にスピーディーに契約を締結することができます。たとえ修正が必要になった場合でも、オンライン上ですぐに修正でき、煩わしい文書のやり取りなどを交わす必要がありません。
契約書作成から締結、保管、管理まで煩雑な業務を簡素化でき、仕事の効率化につながります。
コンプライアンス遵守の強化につながる
書面契約書は、書面内容を改ざんまたは偽造されても、その事実を証明することが非常に困難です。しかし、電子契約書は、誰かが悪意を持って改ざんしようとしてもその記録が残るため、改ざんや偽造を未然に防ぐことができます。
電子契約書は、システムの特性上、権限を与えられた人しか電子署名を付与できず、また契約書の不正や偽造を未然に防ぐ機能に優れているため、企業のコンプライアンス強化につながります。
電子契約書の導入を検討する価値あり
法的な環境整備が進んだ結果、電子契約書は書面契約書と同等の法的証拠力を有した契約書として利用できます。経費削減や事務作業の効率化、さらにコンプライアンス強化などさまざまなメリットも多く、スピードとコスト削減を求める企業のニーズにあった新しい形の契約書といえるでしょう。
