電子文書と電子化文書の違いとは？保存要件やメリットについても解説
近年ペーパーレス化が進み、紙文書を電子文書に置き換える動きが広まっています。
電子文書は2種類に分類されるため、今回はそれぞれどのような違いがあるのか解説するとともに、契約書などの書類を電子化するメリットについても触れていきます。
電子文書と電子化文書の違い
文書を電子化する２種類の方法をそれぞれ詳しく解説いたします。
電子文書とは
電子文書とは、ソフトウェアを使用して作成し保存されたものを指します。
WordやExcel、会計ソフトなどで作成した文書がこれにあたります。取引の証拠として有効な契約書や請求書などは紙での保存が義務化されていましたが、2005年に施行されたe-文書法により電子データでの保存が可能になりました。
電子保存をするためには要件を満たす必要があり、対応したソフトウェアで作成、形式変換をして保存しなければなりません。EDIやVANというソフトウェアを使用することで電子文書の取引や保存を行うことができます。
電子化文書とは
電子化文書は、取引先から受領した紙で作成された文書をスキャナーなどを使用して電子データとして保存したもののことを指します。一般的に「スキャナー保存」として行われている方法で電子化して保存します。
契約書などの国税関係書類を電子化する場合は、保存要件の規定に沿って所轄の税務署へ申請する必要があるため注意しましょう。
電子文書と電子化文書はどう違う？
電子文書はテキストデータを含むコードで作成されるため追加修正することができ、内容から全文検索が可能です。
一方、電子化文書は紙文書をスキャンして電子化するためテキストデータを含みません。
電子文書で確保されるべきこと
規程などに明記しておくといいとされる電子文書で確保されるべき電子保存の３つの要素を解説いたします。
見読性
見読性（けんどくせい）とは、電子文書がコンピューターで表示され画面に出力されなければいけないことを指します。いつでも文書を検索できるように、システムの信頼性や可用性が確保されていることが大切です。
機密性
許可されている者以外が電子文書にアクセスできないようにし、文書の盗難や漏えいを未然に防げるように保存や管理を行う必要があります。
真正性
真正性は、電子文書に記載されている内容が正しい真実であることを主張する要件です。
電子文書は利用するうえで紙の文書よりも優れていますが、改ざんや消去などが起こり得るため、改ざんや改変が行われていないことを確認し、検証する必要性があります。
電子文書の保管について
電子文書を保管するメリットや、文書を電子化するにあたって気を付けるべきポイントについて解説いたします。
契約書等を電子化するメリット
契約書などの文書を電子化するメリットは多数あります。紙媒体だと用紙代や印紙代、輸送費などのコストがかかり、保管するためのスペースや人材の確保も必要になりますが、電子化することによってこれらのコストを大幅に削減することができます。
また、回覧や稟議が必要な書類をいつでもどこでも閲覧/編集することができるため業務の効率化向上が見込めます。さらにテキストデータを含む電子文書は一度保管しても検索することですぐに取り出すことができ、劣化することもありません。
電子化する対象を決める
ペーパーレス化を進めるにあたって、紙の文書をすべて電子化するというイメージが浮かぶという方もいらっしゃるかもしれませんが、実際にかかる費用を考えると難しいことがわかります。
文書の電子化にはそれなりのコストがかかるため、どの文書を電子化するのか事前に決める必要があります。電子化に向いているのは共有することで活用の幅が広がる文書や、電子化することで保管や廃棄がしやすくなるもの、電子化によって原本性の確保に繋がる文書です。
電子文書を導入する際の注意点
文書を電子化するメリットはたくさんありますが、同時に注意すべき点もあります。
まず、電子文書を保存するメディアの寿命が紙の文書よりも短いこと、そして電子文書を使用するためのハードウェアやソフトウェアを用意する必要があります。さらに従来の方法とは異なるため反発を買ってしまったり、業務が増加し非効率になったりする可能性があります。
また、紙の文書に比べると電子文書はモニターを通して見なければならず視認性に劣ります。何度もスクロールする手間がかかり、情報によっては紙の文書のほうが効率的ということもあります。
一覧にして俯瞰してみたい場合も電子文書だと困難な場合があるため、どの文書を電子化するのか選定しておきましょう。
まとめ
電子文書は要件を満たせば簡単に導入することができ、業務効率化やコスト削減など様々なメリットがあります。
しかし一方で従来の紙媒体に依拠しなければならない場面もあるかもしれません。
いきなりすべてを電子化するのではなく、どの文書を電子化すると自社にとって効率的なのか検討することをおすすめします。
