電子契約利用を取引先に理解してもらうには？対応策と共に解説
パソコン上の操作で契約締結ができる電子契約は、ペーパーレスなどさまざまなメリットがあります。しかし、現在過渡期にある電子契約はすべての企業で導入されているわけではなく、今も紙の契約にこだわる企業も少なくありません。今回は、取引先に電子契約の使用を理解してもらうための方法と対応策を解説します。
電子契約を使用する上で必要不可欠なこととは
契約は、相手がいて成り立つものです。そのため、電子契約を使用するには、自社で導入を進めるだけではなく、取引先にも必要不可欠なことがあります。
取引先の理解と同意を得る
電子契約はすべての取引先とすぐに使えるわけではなく、使用前に契約相手となる取引先に使用の同意を得る必要があります。ところが、契約書を紙で保管することにこだわる企業は多いといわれます。紙の契約書を長年使用している企業の場合、電子契約に変更することに対して拒否反応を示すことも考えられます。
そのため、電子契約を使用する場合には、まず取引先に電子契約について理解をしてもらった上で使用の同意を得ることが必要不可欠です。
電子契約に理解を得られない場合の対応策
電子契約で契約締結をしたいと考えていても、紙での契約を続けたいと希望する取引先も出てくるでしょう。相手側から電子契約への理解が得られない場合は、以下に挙げる対策を講じてみましょう。
説明会を開催する
より良く電子契約について理解してもらうために、説明会を開催する方法があります。電子契約の仕組みや電子契約書のメリットなどを詳しく説明する時間を設けることで、相手企業にしっかりと電子契約について理解してもらえれば、利用促進につなげられるでしょう。
契約コスト削減ができる旨を伝える
基本的に電子契約では、紙の契約書に比べコスト削減が期待できます。紙の契約書を使った契約締結には、契約書の印刷や契約締結にかかる交通費などの人件費、書面に貼付する収入印紙代などのコストがかかります。書面を送付する際には、郵送費もかかってしまいます。
しかし、電子契約はペーパーレスなので印刷費用はかからず、押印のために相手先へ出向く必要もないため、人件費や交通費も不要です。現状、電子契約では収入印紙も不要とされているので、収入印紙のコストカットにもつなげられます。
これらの契約にかかるコスト削減効果を伝えるのも、電子契約への理解を進める方法です。
電子契約と紙契約で請求額に差をつける
前述のように、紙の契約書を使った契約は電子契約よりもコストが上がり、書類作成や送付作業などの工数も増えてしまいます。
それでも電子契約に理解を得られない場合は、電子契約と紙契約の請求額に差をつけるのもひとつの方法です。電子契約での請求額を基本として、紙の請求書作成や送付にかかるコストを上乗せすることで差異を設けるというものです。
実際に請求額を上げることは難しいかもしれませんが、電子契約なら紙の契約書にかかるコスト分請求額を下げられることをプレゼンテーションすれば、電子契約への理解を得やすくなると考えられます。
電子契約拒否の取引先と契約を進めるには
自社で電子契約を導入・推進しているにもかかわらず、取引先が同意してくれないという場合もあるでしょう。そこで、詳しい説明で理解を促しても首を縦に振ってくれない取引先との間でも、スムーズに電子契約を使用するための方法を3種類紹介します。
紙の原本と電子契約それぞれで契約締結
2種類の契約書を使用する手間がかかってはしまいますが、この方法ではまず、紙と電子契約書それぞれ1通ずつ原本を作成して、契約締結をします。紙の契約書に双方押印して取引先が保管、自社で保管するのは電子契約書のみです。
企業が電子契約の取引に同意しないのは「紙の契約書で保管したい」という理由が多いようです。紙でなければ後に裁判所などから証拠提出を求められたときに電子契約書は証拠にならない」と考えているケースも見受けられます。しかし、そのような企業でも契約相手にも同様に紙での保管を求めているわけではないため、紙の契約書と電子契約書両方を使用しても問題がないケースが多いと考えられます。
紙の原本で契約締結、PDFで保管
2つ目の方法では、紙の契約書を作成します。まずは自社で押印し、その契約書をPDF化して取引先に送信します。取引先で印刷・押印してもらった契約書をPDFで返送してもらい、自社ではPDFのみで保管します。取引先では、印刷・押印した書類を原本として保管してもらいます。
この方法であれば相手側に紙の契約書を残せる上に、電子契約を導入している自社ではデータのみで保管可能となります。
ただし、PDFを印刷しただけの契約書の印影は、原則的にコピーとして取り扱われてしまいます。真正性を求める、または将来的に訴訟などの際に証拠となる契約書を必要とする取引先の場合、この方法が使用できない可能性も考慮しておくべきでしょう。
紙の原本をPDF化して取引先に送信
3つ目の方法でも、ベースとなるのは紙の契約書です。取引先で保管してもらうのは、PDFを印刷した契約書ではなく、押印した原本です。そして、電子契約を導入している自社では作成した紙の契約書をPDF化し、原本として保管します。
この方法で問題となるのが、その真正性です。
2つ目の方法で紹介したPDFを印刷した原本は、真正性を問われた際に、取引先が印影のコピーを問題視する場合があります。また、自社で保管しているPDFも厳密に言えば原本ではないため、本来の原本が取引先にしか残らないというデメリットがあります。
しかし、この方法なら取引先は原本を保管できます。紙の契約書にこだわる取引先の問題もクリアできます。もし、自社で契約の問題が発生した場合でも、取引先の原本を提出してもらえば真正性を持つ契約書の提出が可能です。
取引先の理解を得て電子契約をスムーズに
取引先に理解を得られれば、電子契約はとても便利な方法となります。正しい知識やメリットを相手側に伝えて、スムーズに電子契約を導入し、契約締結に活用しましょう。
