電子契約書作成に便利な、電子契約システムを比較して導入を考えよう
電子契約書の普及が進むにつれ、次々と電子契約システム会社が新たに誕生しています。しかし、電子契約システム会社を比較しても、どのように違うのか、どのような機能があればいいのかを把握することは難しいでしょう。電子契約システム会社によって提供している機能はさまざまなので、自社で必要とする機能を備えたシステムを導入しなければ意味がありません。
そこで、これから電子契約システムを導入しようと検討している人のために、比較ポイントを詳しく説明します。導入を検討している人は、この記事を参考にしてください。
電子契約書の主なメリットとは
電子契約書には、いくつかのメリットがあります。ここでは、電子契約書の主なメリットを4つ紹介します。
電子契約書の4つのメリットとは
電子契約書の主なメリットは、次の4つです。ほかにもメリットがありますが、システム会社によって提供しているサービスは異なるため、メリットもさまざまです。次の4つのメリットは、どのシステムを導入しても得られる共通メリットといえるでしょう。
・印紙税や郵送代のコスト削減
・検索が容易で保管スペースは不要
・契約書作成業務の効率化
・セキュリティに優れている
電子契約書の主なメリットとしては、上述したような点が挙げられます。実際に使用し始めると、作業効率の良さや業務時間の大幅な短縮、コスト削減とそのメリットに驚くことでしょう。
電子契約システムの比較ポイントとは
電子契約システムを導入するときには、どのようなポイントで比較すればいいのでしょう。ここでは、その比較ポイントを紹介します。
テンプレートから電子契約書の作成可能
書面で契約書を作成する場合は、テンプレートを利用することが多いでしょう。電子契約書もテンプレート機能が備わっており、契約書の作成時に利用できます。
しかし、システム会社によってはテンプレート機能のないところもあるので、テンプレート機能が充実しているかどうかは比較ポイントのひとつです。
電子契約書は、書面契約書とは文言やレイアウトも異なる場合があるので、テンプレート機能はある方がよいでしょう。
社内フロー（起案から決済まで）の効率化
電子契約システムには、契約書の起案から作成までの社内フローをサポートする機能があります。タスク機能やアラート機能も備わっていると、同時に多くの契約書を交わす場合でも進捗状況を把握する時間と労力を大幅に削減できるでしょう。
また、多くの社員が契約書作成業務に関わる場合でもそれぞれの作業が把握しやすいので人的ミスを防ぐのにも役立ちます。
電子契約の進捗管理
進捗管理は社内での電子契約書作成業務のサポートだけではなく、社外との取り引きをサポートする機能です。
大きなプロジェクトになると、関係する人数も多く複雑になってきます。ひとつの契約書がほかの契約書に関係してくるようなプロジェクトであれば、その管理は非常に大変です。
このような大きいプロジェクトのサポートが充実している電子契約システムもあり、普段から社内外との取り引きが多い企業であれば、このようなサポートは欠かせないといえます。
書面契約書も一元管理できる
電子契約システムによっては、書面契約書をスキャンし、コンピューターに取り込むことで一括での管理ができます。
ほとんどの契約書は電子契約書として作成できますが、今でも書面で作成・保管しなければならない契約書もあります。よって電子契約システム導入後も、電子契約書と書面契約書との併用が必要な可能性があります。コンピューター上で一括管理できれば、検索に時間もかからず便利なのはいうまでもないでしょう。
ほかのシステムとの連携
すでに社内で利用しているほかのシステムと連携できれば、さらに効率は上がることでしょう。社内利用のデータベースと連携できれば、契約書を作成する度に情報入力する手間も省けます。自社で利用しているシステムとの相性で選ぶこともひとつのポイントです。
セキュリティ対策が優れている
インターネット上で情報を管理する場合は、万全なセキュリティ対策が必須です。電子契約システムでは、情報管理は中央集権型と分散型に分かれます。分散型管理は、ブロックチェーン技術が使われることにより、偽造などを防ぐ機能にも優れ、セキュリティ面でもより安心といえるでしょう。
電子契約システムを比較検討しましょう
電子契約システム会社のなかから導入する会社を選ぶ際には、上述した比較ポイントで判断することをおすすめします。契約書作成に関わる人数や取引数、すでに利用している社内システムなどを考慮して選択することが大切です。
導入する前に、まず自社の契約書作成業務を洗い出し、どのようなシステムであれば効率よく業務を行えるのか考えてみましょう。
