電子契約書に備わった法律上、実用上の有効性を考える
わが国では今、多くの企業が電子契約の導入を検討し始めていますが、これは電子契約の有効性の証だといえます。とはいえ、これから導入する側にしてみれば、本当に紙ベースの契約書と同じ法的、実用的な有効性があるのかどうかはきっと不安でしょう。
この記事では、そんな方のために電子契約書のさまざまな有効性を、詳しく解説します。
電子契約書の有効性が普及を支えている
ただ「便利だから」くらいの理由では、電子契約書をこれほど多くの企業が導入することはないでしょう。電子契約書には従来の紙ベース契約書をやめるに値する有効性があるのです。
契約書とは合意の証明書である
そもそも契約書とは、関係者が同一の内容について同意したことの証明書類です。その証として契約書には契約に関するあらゆる説明が記載され、合意したとされる日付と関係者の署名を記入し、捺印されます。
電子契約書でもこれらを証明することができます。契約内容は電子文書として、電子メールで送信する際は電子署名が添付され、照合されることで間違いなく契約者本人であると認められます。
また電子文書も、タイムスタンプを付加することで合意した日付や時間、それ以降に内容が改ざんされていないことが証明されます。
電子契約書は、電子署名とタイムスタンプをはじめとしたさまざまなIT技術によって有効性が認められているのです。
民事訴訟法では準文書として取り扱われる
これらの技術によって、電子契約書は法的にも有効性が認められています。そもそも民事訴訟で契約の証拠として提出できるものは紙ベースの契約書に限られていません。ビデオテープに収録された映像や磁気ディスクに記録された電子データは以前から証拠として採用されています。
民事訴訟法で電子契約書は「準文書」と呼ばれ、正規に証拠として取り扱われます。電子契約そのものの有効性について争われた判例も、現時点ではありません。
しかし、もともとわが国には押印によって本人の意思を証明する文化があります。いくら技術的・法的に有効であっても情緒的な意味で不安を抱く人は多いかもしれません。それは電子契約導入を妨げる一つの要因になり得ます。
有効性がサービス提供拡大を後押し
これだけ電子契約書に技術的・法的な有効性が認められていれば、導入してはいけない理由はありません。電子契約書には実用的なメリットも多く、それを提供してくれる企業も増え、結果として導入が拡大しているのです。
次の項から、電子契約書の実用的なメリットを解説します。
コスト面の有効性
電子契約書を導入すると、最も現実的なメリットとしてコスト削減があります。
コピー用紙代・印刷代不要でコストを大幅削減
電子契約書は電子ファイルとして作成され、関係者との共有にも電子メールを使います。そのため、従来の紙ベースで必要なコピー用紙・製本テープや印刷にかかるコストはもちろん、郵送費用は一切かかりません。
収入印紙不要で印紙税がかからない
契約書には取引金額によって印紙税法に定められた200円から60万円の収入印紙の添付が必要ですが、これは「紙ベースの契約書」に限られています。電子ファイルである電子契約書には添付する必要はありません。
これは取引ごとに契約書が発生する建設・工事業や製造業、ほかには不動産譲渡や貸借を取り扱う開発デベロッパーや不動産業には、特に大きなメリットが期待できます。
業務面の有効性
電子契約書はコスト以外にも得られるメリットがあります。ここではその業務面での有効性について解説します。
割印など作成の手間が省ける
紙ベースの契約書は作成のための素材にもコストがかかりますが、より大きなコスト「手間暇＝人件費」もかかります。作成数が多い業種は、そのための専門の人材を確保しなくてはならないこともあるでしょう。割印の失敗など作成ミスがあれば作り直し、素材費や人件費が上乗せされます。
これが電子契約書であれば、電子文書なので社内共有もしやすく修正も容易です。ということはそれにかかる手間暇が減り、残業も少なくなる可能性があります。節約できた人件費を営業や製造など直接的な業績アップに使うこともできます。
保管コスト削減と検索性の向上
契約書を電子ファイルにすると、それらは全てサーバー上に保管できるようになります。かさばる紙ベースの契約書がなくなり、保管に使っていた倉庫も必要ありません。倉庫にかかるコストが削減できるのはもちろん、さらに契約書の「検索」にかかるコストの削減も見逃せません。
作成する契約書が多ければ、何かにつけてそのうち1つの契約書を検索する機会があるはずです。それが紙ベースなら、山のような契約書から探し出すのは簡単ではありません。
電子契約書ならサーバーから日付や取引先などさまざまな基準で検索でき、そのうちの1つを見つけ出すのも簡単です。しかも紙なら劣化による破損、災害などによる紛失のリスクがありますが、電子契約書はサーバーを厳重に維持・管理することでリスクを回避しやすくなります。
電子契約書を導入して業績を上げよう
導入が拡大している電子契約書は、法的にもその有効性が認められた、今や紙ベースの契約書に代わる新たな契約形態となりつつあります。
ただ便利なだけでなく、契約書の素材や収入印紙にかかる費用を節約でき、今まで当たり前だった作成の手間もかなり削減できます。電子契約書の導入では、コスト・業務の両方にも有効性があるのです。
電子契約書を導入すれば契約書の作成・管理にかけていたコストを、営業やマーケティングなどに使えるようになります。電子契約書の有効性をきちんと理解して、うまく業績アップにつなげましょう。
