契約書をPDF保管できる？その方法と保管するときの注意点を解説
IT化が進んだ昨今は、契約書を紙で保管するのではなく、電子データとしてPDF保管・管理する会社も多いことでしょう。全ての契約書をデータ化することで、後々の検索などが容易になるなどメリットもありますが、一定の国税関係書類などは今でも紙での保管が義務付けられています。また、PDF保管のためには、ある一定の要件を満たす必要のある契約書もあり、保管方法はその内容によってさまざまです。
ここでは、契約書をデータ化してPDF保管するときの条件やその方法に焦点をあてて説明します。
契約書をPDF保管することは可能？
契約書をPDF保管する場合に気がかりとなるのが、そもそもPDF保管は法的に問題ないのだろうかという点です。ここでは、PDF保管に関連する法律と、契約書をPDF保管するための条件について説明していきます。
電子帳簿法とは
電子帳簿法とは、それまで認められていなかった国税関係書類を電子データで保管することを認めた法律です。1998年に制定された当時は、電子データで作成された文書を電子データのまま保管することを認めたもので、紙の文書をスキャンした電子データについては考慮されていませんでした。2005年のe-文書法の施行にともなって、スキャナで取り込んだ電子データの保管も認められるようになりました。
その後も規制緩和が進み、3万円以上の契約書も対象となり、今ではほぼすべての契約書を電子データで保管することが可能です。また、スマホやデジカメで撮影したものも認められ、今後も、このような電子データでの保管はより一層普及していくことでしょう。
契約書をPDF保管するときの条件とは
契約書をデータ化しPDF保管するには、事前に税務署での承認が必要です。また、使用するスキャナの設定条件は次のように決まっています。画像補正機能のあるスキャナの場合は、特に画像の階調性が失われないように注意が必要です。
・200dpi以上の解像度
・RGB256階調以上
契約書をPDF保管する2つの方法
契約書をPDF保管する方法としては、次の2つが考えられます。1つずつ見ていきましょう。
紙の契約書をスキャンしてPDF保管する
まず1つ目は、紙の契約書をスキャンして、データを電子化しPDF保管する方法です。前もって管轄の税務署長から承認を得なければならず、承認以後の書類のみ電子データでの保管が可能です。承認以前の書類に関しては、従来通り、紙文書として保管しなければなりません。
〇スキャンしてPDF保管するときの注意点
スキャンしてPDF保管するときの注意点としては、原本と変わらないようにスキャンすることです。また、電子データごとにタイムスタンプを付与し、改ざんや修正がなされていないことを証明しなければなりません。
さらに、検索システムを構築し、日付や取引金額ですぐに検索できるような検索性を維持することも大切です。電子データとして保管することで、検索が容易となり保管スペースも必要なくなるでしょう。
従来は、電子データ化する条件として電子署名を付与しなければなりませんでしたが、制度改正によりこの条件は撤廃されました。しかし、もし取引先とトラブルが生じた場合、電子署名がない契約書は証拠力として万全とは言い難いでしょう。
電子契約を導入しデジタル文書として保管する
もう1つの方法は、電子契約システムを導入し、電子データで作成・締結し保管することです。電子契約書に法的な証拠力を持たせるために、電子署名とタイムスタンプを付与します。
紙文書の場合は、法的な証拠力を持たせるために、当事者の署名と押印が施されます。電子契約書の場合は、電子署名とタイムスタンプが付与されることで証拠力が万全となり、安心してPDF保管ができるでしょう。
〇電子契約書にするメリットとは
電子契約書として作成することで、紙文書を取引先に送付する一連の時間や労力を省くことができます。また、ネット上ですぐに締結できるため、作業がぐっとスピーディーになり、効率化が図れるでしょう。
従来のように文書を郵送する必要もないので、郵送費などのコストカットに繋がります。契約書を探すときには、日付や担当者の氏名、取引先名などによってすぐに検索が可能です。
PDF化した契約書に印紙は必要？
PDF化した契約書に印紙は必要なのでしょうか？ここでは、PDF化した契約書の印紙について説明します。
印紙が必要なケースと不要なケースとは
コンピューター上で作成しPDF化した契約書は、プリントアウトして署名や押印をすると課税文書となります。この原本をコピーしたものは、非課税文書に該当するので印紙は必要ありません。しかし、このコピーの場合でも「原本と相違ない」などの但し書きがあれば、原本と同じ扱いとなり印紙を貼らなければなりません。
一方、電子契約書として契約を締結したのであれば、印紙は必要ありません。契約書作成が多い会社であれば、電子契約書として作成することで大幅なコスト削減が可能でしょう。
電子契約で契約書をPDF保管しよう
契約書をPDF保管する場合は、スキャンして電子データ化する方法と電子契約書として保管する方法が考えられます。スキャンする方法では、スキャンする手間がかかり証拠力が万全とは言い難いのが現状です。また、税務署での承認が必要なため、手続きにも時間がかかります。
その点、電子契約書なら作成から契約締結、保管までスピーディーに行え、コスト削減や事務作業の効率化が図れるでしょう。この機会に電子契約の導入を検討されてはいかがでしょうか。
