電子契約書をpdfで保存する場合の流れと注意点を解説
企業間において、契約を締結する場合は、後々のトラブルを避けるためにも契約書を保存します。従来は、契約書の保存は紙媒体が一般的でした。しかし、最近では業務効率化とコスト削減が期待できる電子契約書を交わすことも増えており、企業も電子契約サービスの導入を検討しています。電子データとしてネットでやり取りする場合は、電子データとして保存をしたり、pdfに変換して保存し、相手とやり取りします。今回は、電子契約書をpdfで保存する際の流れや注意点を解説します。
電子契約書をpdfで保存する流れ
従来は、契約書を始め各種書類は紙ベースで保管するのが一般的でした。しかし、最近では法律で一定条件を満たせば契約書をpdf化して保存することが認められるようになりました。
電子署名を取得すればpdf保存が可能
従来の契約書の流れは、実印や印鑑証明書による本人や法人の確認が必要でした。しかし、近年では電子契約書でやり取りすることも増えてきています。電子データとしてやり取りする場合は、実印の代わりに電子署名をします。その電子署名が本人のものであることを証明し、文書の正当性が保証されます。
電子署名を付けることにより、署名者本人が文書を作成したことを証明し、セキュリティ対策も可能です。文書を暗号化することにより、なりすましやデータの改ざんを防ぐことができます。
デジタルIDの取得は必須
電子契約書などをpdf化して保存する場合には、電子署名が必要です。電子署名を付ける場合には、デジタルIDが欠かせません。事前に自分用のデジタルIDを用意しておく必要があります。デジタルIDは、電子署名を作るための登録情報といえるでしょう。自分専用のデジタルIDを取得する方法は、デジタルIDを発行している企業から購入して使用する場合と、自分自身で作成することが可能です。しかし、後者の場合は信頼性が低くなるでしょう。
電子契約書をpdfで保存する上で注意すべき点
電子契約書などの書類をpdf化して保存する場合にはどのようなことに注意しておくべきなのか解説します。
電子帳簿保存法における定義
1998年7月に制定された「電子帳簿保存法」では、国税関係帳簿書類を電子データとして保存を認めた法律です。その後一部改正され、スキャン保存やスマートフォンやデジタルカメラで保存することが認められました。
国税関係帳簿書類の電子保存は、「帳簿」「決算関係書類」「その他の証憑類」の3種類に分けられており、どのように保存ができるかが定められています。保存する書類によって定義も異なりますので、事前に調べておきましょう。
pdfのデータを保存する際の要件
電子契約書などをpdfでやり取りする場合には、どのような条件が必要なのか解説します。
最も重要なのはタイムスタンプ
電子契約にすることで、紙の契約書で必要だった、印刷・製本・郵送・ファイリングという作業はなくなります。その一方で、契約書をpdf化する際には、電子署名とタイムスタンプが必須です。
電子契約には、従来の契約書に必要な押印や署名に代わる「電子署名」と、いつ契約されたのかを証明する「タイムスタンプ」が欠かせません。タイムスタンプは、その時間にその書類があったという証明と、それ以降改ざんされていないという証明ができます。電子契約においてタイムスタンプは、重要な項目といえるでしょう。
その他の要件
電子書類の保存の際には、電子署名やタイムスタンプを付けること以外にも、注意すべき点があります。例えば、契約書を両面で表示できること、電子契約システムを利用している場合は、その説明書を載せておくこと、日付・契約名・金額が検索できることが定められています。
電子保存することでさまざまなメリットを享受できますが、その際に注意すべき事項もあるので、注意しておきましょう。
保存の要件が満たされない場合の対処法
もし、このような要件が満たされない場合は、どうすればいいのでしょうか。国税関係帳簿書類などは紙で保存することが必要です。特に、タイムスタンプが付与されていない場合は、印刷することが必要となります。電子契約サービスを提供している中には、タイムスタンプの付与をするものと、そうでないものがあります。自社で使用しているシステムの機能、タイムスタンプの有無などを確認しておくことも大切です。
タイムスタンプが付与されているものとして利用していたら、そうではなかった場合もあります。自社の利用している電子契約サービスの内容を調べておきましょう。
電子契約書をpdfで保存の際は要件を満たそう
電子契約書をpdfで保存する場合には、電子署名とタイムスタンプが必須です。最近では、電子契約サービスの導入も増加傾向にあり、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットを享受できます。
しかし、サービスの導入をしても保存できない書類があったり、保存する場合に必要なタイムスタンプ付与の有無など、サービス提供会社によって内容も異なります。電子契約サービスの導入の際には、自社の運用状況を確認しながら、社内で検討することをおすすめします。
