電子契約書を導入して働き方改革！電子契約書がもたらすメリットとは
働き方が多様化するようになり、ますます目や耳にするようになった「働き方改革」。
普段の契約業務に電子契約書を導入することによって業務の効率化に繋がり、より働き方改革を推し進めることができます。
今回は、働き方改革において電子契約がもたらすメリットについて解説いたします。
働き方改革とは
働き方改革とは、今後予想される労働力不足を解消するために、働き手を増やしたり、労働効率を上げたりするための政策です。多様な働き方を容認することで、育児や病気、怪我などのためにこれまで働くことができなかった人でも、労働力として確保することができるようになります。また、業務効率を上げることで、人手不足の解消や、労働時間削減による心身の健康増進など、様々なメリットがあります。
働き方改革は政府主導でも取り組まれており、働き方改革実現会議が国会に提出した「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律(働き方改革関連法)」が2018年6月29日に可決・成立し、2019年4月から施行されています。このように、働き方改革はこれからの日常業務を考える上で重要な事柄であるといえます。
電子契約書がもたらす働き方改革
電子契約書は、紙の契約書に比べてさまざまなメリットを持っています。
働き方改革において、電子契約書の導入はどのような効果をもたらすのかについて解説いたします。
契約締結が短時間
電子契約書はオンライン上で電子データのやり取りを行うため、郵送が必要になることはありません。紙の契約書ならこれまで2～3週間を要するのが当たり前でしたが、電子契約書なら早ければ数時間で契約締結に至ることができるようになります。そのため、労働時間の削減に繋がります。
管理・検索がしやすい
紙の契約書は保管に膨大なスペースを必要としていました。書類の量が増えるにしたがって紛失のリスクも高まります。しかし電子契約書なら、電子データとして保存できるため、管理に必要なスペースの確保が不要、紛失のリスクもありません。
クラウドサーバーを利用して保存しておけば、データ容量やデータ破損に関する心配も無くすことができます。また、契約書に関して確認が必要な際、紙の契約書は検索に時間がかかってしまいますが、電子契約書ならすぐに必要な契約書を検索することができます。そのため、管理・検索に関して業務効率向上や労働時間削減に繋がります。
全てオンライン上で完結できる
電子契約書による契約業務は、全てオンライン上で完結させることができます。そのため、テレワークなどの勤務体系においても問題なく契約業務を行うことができます。
契約書の管理や検索もクラウドサーバーを使えば社外でも行うことができます。
ハンコを押しに出社するといったことも必要がなくなるため、業務効率の向上や多様な働き方の推進につなげることができます。
その他の電子契約書のメリット
働き方改革に直結するもの以外にも、電子契約書には紙の契約書には無いメリットがあります。以下では電子契約書のその他のメリットについて解説いたします。
コスト削減が可能
電子契約書は郵送の必要がないため、封筒代や切手代、印刷に必要なインク代や用紙代など、契約業務に関するさまざまなコストを削減することができます。また、電子契約書は印紙税法で課税対象の文書には当たらないという扱いを受けており、収入印紙税が非課税です。そのため、最大で60万円程度かかってしまう印紙税分のコストをカットすることができます。
収入印紙税は、課税対象の契約書に収入印紙を貼り忘れた場合、未納扱いになってしまいます。未納が発覚した場合、必要な印紙税の2倍の金額を納めなければなりません。このようなリスクを回避できる点も電子契約書のメリットといえます。
法的効力が高い
電子契約書は紙の契約書と同等の法的効力があります。その理由は電子契約書の署名方法にあります。
紙の契約書の場合、主な署名方法は記名印鑑や社印の押印、手書きでの記入などです。
この署名の場合、記名押印や手書きの記名によって契約書の作成者の特定と、改ざんの形跡がないことを証明することができます。
対して、電子契約は電子署名とタイムスタンプによって署名が行われます。
電子署名とは、電子データ化された契約書に添える署名の呼び名で、公開鍵によって暗号化されたパスワードを契約書に付与することで、作成者の特定を行います。
タイムスタンプとは、電子署名を付与した日時を記したものであり、タイムスタンプに記載されている時刻によって「契約書が存在していること」と「タイムスタンプに記載されている時刻以降に、契約書の改ざんが行われていないこと」の2つを証明することができます。これにより電子署名に非常に高い証明効果を付与することができます。
まとめ
電子契約書を導入することによって、業務を効率化させることができるため、働き方改革を実現することが可能になります。
働き方改革を進めていくのであれば、ぜひ電子契約書の導入をご検討くださいね。
