契約相手に電子契約書を拒否された場合の対応方法と対策を解説
ネット上で契約締結ができる電子契約書は、従来の紙の契約書にはないコスト削減効果や費用削減効果などが期待できます。そんな便利なものとばかり考えられている電子契約書も、導入や利用を拒否する企業があるのも事実です。そこで、契約相手に電子契約書を拒否された場合の対応方法と対策について解説します。
電子契約書の利用は契約相手の同意が必要
近年導入が進む電子契約書ですが、実際に企業間での契約締結に使用する場合、いくつか注意すべき点があります。その一つが、契約相手との同意が必須であることです。
場合によってはサービス加入を依頼しなければならない
電子契約を結ぶ際、電子契約サービスを利用するケースが多いでしょう。この電子契約サービスは、契約を交わす双方が利用しなければなりません。契約相手が電子契約サービスを利用していなかった場合、サービス加入や利用に同意してもらう必要があるのです。
契約相手が同意しなければ完全電子化は難しい
自社で電子契約書を導入していたとしても、契約相手となる企業が電子契約に同意しなければ、電子契約書を用いた契約は締結できません。
電子契約を提案されたことを機に電子契約導入に踏み切る企業もあれば、電子契約には同意できない企業も出てくるかもしれません。そのような事態では、電子契約は不可能です。
紙の契約書にこだわる企業も少なくない
現在、契約書は電子化へ転換しつつある時期であるため、企業によって契約書の取り扱い方法が異なる場面が増えてくることが予想されます。しかし、上記のように電子契約書を打診しても拒否する企業があります。そのような企業は、紙の契約書にこだわり、電子化を積極的に進めていないと考えられます。
電子契約書が拒否される理由とは
なぜ電子契約書を拒否する企業があるのか、その理由として挙げられるのは、まず電子化へ移行するための費用がネックとなっている点です。ところが、現在はクラウド型の電子契約書サービスが多く登場しています。電子証明書取得にかかるコストが不要となっているものがほとんどなので、費用面では負担がほぼかからないといえます。
その他の理由には、これまでの紙の契約書とは異なる取り扱いが必要なので移行に手間がかかること、そして、過去の判例がないことが理由となることもあります。判例がないことをリスクと判断されてしまうことで、電子契約書の拒否につながることも十分あり得ます。
電子契約書を拒否する相手への対応方法
どんなに利便性が高い電子契約書であっても、企業によってはどうしても利用を受け入れてもらえないこともあるでしょう。すでに電子契約書を導入している企業側ができる対応には、以下の2つの方法があります。
契約相手には紙で、自社は電子ファイルで保管
電子契約書を利用したくても、契約相手が利用を拒否した場合は紙の契約書での契約締結となり、自社で電子契約書を導入している場合、紙の契約書との併用を選択せざるを得ません。
紙と電子契約書を併用する場合、契約相手との契約は原本として紙の契約書を作成し、自社での保管を電子ファイルにする方法があります。取引先で保管してもらう契約書を紙で、自社で保管する契約書を電子契約書にした場合、それぞれ1通ずつの契約締結が必要です。
その他には、押印済みの契約書をPDF化して契約相手に送信する方法があります。このケースでは、PDFをプリントアウトして押印の上、原本として保管してもらいます。また、紙の契約書のみを原本として取り扱い、自社ではPDFでコピーを電子保管する方法もあります。
電子契約について説明を行う
紙の契約書と電子契約書の併用は、電子契約書の利便性が半減し、契約締結時や保管時の手間もかかってしまいます。電子契約のみで契約締結するためには、相手に電子契約について説明を行うのも一つの手段です。
電子契約がどのようなものか、概要から丁寧に説明をすると、導入検討に動くこともあるでしょう。
法的根拠やメリットを詳しく説明しよう
中には、電子契約書をまったく使用したことがない企業もあるはずです。そんなときは、電子契約の概要だけではなく、電子契約書は法的にも認められているもので法的根拠もあること、導入によるメリットなど、詳細をしっかり説明するのがポイントです。
契約相手に電子契約書を利用してもらう工夫をしよう
電子契約書を導入し、利用を推進していたとしても、契約相手が導入をしていなかったり、電子契約書利用を拒否したりした場合、紙の契約書の利用をしなければなりません。電子契約書を契約相手にも利用してもらい、電子化を進めるためには、電子契約について理解してもらうことが必須です。そのために、丁寧に説明するなどの工夫をすることが契約書の電子化を進める方法となるでしょう。
