リモートワークには電子契約書が便利！併せて使いたいツールも紹介
新型コロナウィルスの感染拡大や働き方の多様化により、リモートワークで勤務される方も多くなっています。
電子契約書は、リモートワーク下での契約業務に大きな効果を発揮するツールです。
今回はリモートワーク下での電子契約書のメリットや、併せて使いたいツールについてご紹介いたします。
そもそもリモートワークとは？
新型コロナウィルスの流行により頻繁に耳にするようになったリモートワークですが、リモートワークとはそもそもどのような働き方なのでしょうか。
在宅勤務やテレワークとの違いについても比較して紹介いたします。
リモートワークの定義
リモートワークとは、オフィス以外の場所で働く働き方のことです。
自宅やカフェ、コワーキングスペースなどから勤務し、業務を行います。病気やケガ、育児中でも場所を選ばずに働くことができるため、災害時だけでなく働き方改革の一環としても推進されています。
在宅勤務との違い
在宅勤務とは、自宅での勤務のみをさす言葉です。よって在宅勤務はリモートワークの働き方の一部であるといえます。
テレワークとの違い
テレワークとは、情報通信技術を活用した「働く場所や時間にとらわれない働き方」をさします。リモートワークと似ている言葉ではありますが、リモートワークの方がチームで働くといった意味合いが強いという点が異なる部分です。
リモートワークには電子契約書がおすすめ
業務を効率化できる
電子契約書は、契約を締結するまでの時間を大幅に短縮することができます。
契約業務を全てオンライン上にてやり取りするため、郵送でやり取りする必要がないからです。通常なら2週間から3週間程度の時間がかかってしまっていた契約業務を、早ければ数時間で終わらせることも可能になります。契約書で間違いがあった場合でも、修正したファイルをアップロードし、契約を締結するだけなので非常にスムーズです。
管理がしやすい
電子契約書は紙の契約書に比べて管理がしやすいというメリットがあります。
電子契約書はデータでの管理が可能なため、紛失のリスクをなくすことができます。また、検索機能を使えば過去の契約書をすぐに探し出すことも可能になります。さらに、クラウド機能を活用することで、容量やデータ破損のリスクをなくすこともできます。
コンプライアンス強化が期待できる
紙の契約書は、改ざんのリスクが常に付きまといますが、電子契約書の場合、付与される電子署名とタイムスタンプによって高い証明力を発揮することができます。暗号化されたパスワードにより書類の作成時間を刻印でき、アクセスログを残すこともできるため、改ざんを防ぐだけでなく、透明性のある管理を可能にします。監査対応などの際にも大きなメリットを発揮するといえます。
電子契約書と合わせて使いたいツール
オンラインストレージ
インターネット上でデータの管理や共有を行うことができます。
どこからでもアクセスすることができるので、契約業務をリモートで行う際には、必要な情報や資料をチーム内で共有しやすくなります。導入コストも低く、業務の効率化には必要不可欠なツールであるといえます。
ワークフロー
契約書と同じく、紙でのやり取りが多いのが社内稟議です。
リモートワーク下ではハンコを貰いにまわることは現実的ではありません。この社内稟議も電子化することで、いくつかの手間を省くことができます。また、意思決定をスピーディに行うこともできるほか、承認のフローにかかる時間を短縮できる、ペーパーレス化を実現できる、稟議の検索がしやすいので監査効率を大幅に向上させることができる、などのメリットがあります。
Web会議用ツール
リモートワークの場合、ミーティングなどもオンライン上で行わななけばなりません。
Web会議ツールを利用することで、音声や映像、画面の共有が行えるため、普段のミーティングと同じようにやり取りすることができます。URLを共有するだけでオンラインミーティングができるツールも登場しており、より一層利便性が高まっています。
オンラインマニュアル
リモートワークに関するルールや、よくある問い合わせについてなどをオンライン上でマニュアル化しておくことにより、リモートワーク中でも各々で検索して知りたい情報を確認することができます。また業務のマニュアルをオンライン上に共有することで、業務引継ぎの手間を削減したり、チームの生産性の向上に繋げたりすることも可能になります。
まとめ
リモートワークは、働き方改革の推進などにより今後も導入が広がっていく新しい働き方です。その業務の中で、電子契約書は「どこからでもスピーディに契約を締結できる利便性の高いツール」であるといえます。
さまざまなオンラインツールと組み合わせて業務に用いることで、リモートワーク下でも効率的に業務を遂行することができるため、今後の新たな働き方には欠かせないツールになっていくのではないでしょうか。
