電子契約書の書き方と必ず注意しなければいけない事項
電子契約書は、紙の契約書に比べて簡単で便利なサービスです。今では多くの企業が取り入れています。また、ネット上で長く保管することが可能なので、保存する場所を確保する手間が省けるなどのメリットがあることも、電子契約書を取り入れる企業が増えた要因でしょう。しかし、電子契約書は紙の契約書に比べて違う点がいくつかあり、作り方も少しだけ異なります。電子契約書の書き方を知らなかったことで実際に契約するときに戸惑ってしまわないよう、書き方と注意しなければいけない事項を紹介します。今後の参考になりますので、最後まで読んで知識を深めてください。
電子契約書の書き方
始めに電子契約書の書き方を紹介します。
電子契約書はシステム選びから始まるのが、紙の契約書とは大きく違う点です。これから詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてください。
導入する電子契約システムの決定を行う
まず始めに、社内の契約書の数や契約の件数、契約の内容、契約を締結する際の意思決定のプロセスなど、管理体制を徹底的に見直しましょう。このプロセスを踏むことで電子契約書を作成するとき、作業がしやすくなります。
管理体制の見直しが終わったら、どこの電子契約システムを選ぶのかを決めます。電子契約システムは社内で独自のシステムを作成することは少なく、電子契約サービス専門業者のシステムを利用することが一般的です。そのため、どこの業者にするのかを徹底的に調べる必要があります。業者を決める際にはいくつかの業者をピックアップし、それぞれどのようなサービスを提供しているのか、話を聞いてみるのも良いでしょう。
その際には、先述したように自社の契約内容や件数などの管理体制をきちんと把握し、担当者がどのシステムを利用するのが良いか判断できるように準備をしておく必要があります。たくさんの業者がありますが、中でも契約書の長期保存ができたり、タイムスタンプの有効期間が長いなどのメリットがあるサービスがおすすめです。
契約から運用方法を明確にする
業者と契約をする際には、どのように運用するのかを明確に決めておきましょう。運用方法が決まっていないと、契約時に自社に最適なシステムはどれなのかが分からなくなり、間違った業者を選んでしまう可能性もあります。
電子契約システムを導入した後で契約システムが使いにくかったり、契約件数を保管するキャパシティが足りなくなったり、追加費用を発生させないためにも、契約する段階で運用方法を明確にしておく必要があるのです。導入した意味がなかったという事態は避けたいものです。曖昧なまま導入してしまうと、セキュリティの問題にもなりかねません。
システムの使用方法を周りにも知らせる
業者選びが終わり、システムの導入が決まったら周りにしっかりと周知させておきましょう。社内だけでなく、これから契約を行うであろう取引先など、社内外全ての人に知らせ、電子契約システムについて理解してもらうことが大事です。さらに、社内には、運用方法やいつから取り入れるのか、システムをどのように使うのかなど、細かいことまで知らせておくとスムーズに作業が進みます。
電子契約書に必ず記載する事項
次に電子契約書に必ず記載しなければいけないことを紹介します。これらのうち、1つでも抜けていると契約書として成立しなくなるので、あらかじめ知っておくが大切です。電子契約書を作る際には、書かなければいけないことをリストアップして、1つひとつ確認するようにしましょう。
契約の時期や期間
まずは契約の時期や期間は明記する必要があります。
時期は契約が成立した日の日付のことで、いつその契約をするのかをはっきりと記載しましょう。
期間はいつからいつまでその契約が有効なのかを記します。何月何日まで契約が続くのかをはっきりと書くことが必要です。また、契約期間に関しては、業界などの決まりごとがある場合もあります。あらかじめ調べておき、業界のルールに沿って決めましょう。例えば契約期間を7年としても、その業界では5年契約が最長期間の場合、契約の5年後以降は無効になってしまうこともあり得ます。このようなことが起きないように、事前に業界ルールを確認してから契約期間を決めましょう。
当事者の名前
契約者本人の名前を入れます。これが未成年の場合には、保護者の名前が必要です。
趣旨や目的
趣旨や目的は明確に記載しましょう。なぜこの契約を行うのか、何のための契約なのか、契約の内容についてしっかりと書くことが必要です。
対象物や権利について
最後に対象物やその権利について明確に記載します。何を対象にした契約なのか、また、この契約を結ぶ上で発生する権利などについても明記しておきましょう。権利について記載していないと、後で問題になることもありますので、権利が発生している場合は記載が必要です。
電子契約書を書くときの注意事項
最後に電子契約書を書くときの注意事項を紹介します。注意しておかないと後で問題になるので、必ず確認しましょう。
タイムスタンプが必要である
タイムスタンプは電子契約書において非常に重要です。これを付与することで契約書を作成した日時が明らかになり、改ざんを防ぐ効果があります。タイムスタンプのない電子契約書は、印刷をして紙媒体で残しておかなければなりません。紙の契約書は作成日を確実に証明することはできませんが、電子契約書の場合は信頼できる第三者機関が発行するタイムスタンプを押すことが証明になるので、信頼性が高いといえます。
電子帳簿保存法でも、電子契約書をデータのまま保存しておいてもいい要件として、タイムスタンプがあることが含まれています。
まとめ
電子契約書は紙の契約書と違う点もありますが、書くときのプロセスや注意事項をきちんと確認してから作れば、簡単に行えますし、使い勝手がとてもいいものです。使い始めは戸惑うこともあるかと思いますが、慣れてくるとすぐに作成できるようになるでしょう。ここで紹介した書き方や注意事項、必要な記載事項を参考に、ぜひ電子契約書を利用してみてください。
