電子契約書に割印は不要！電子文書に利用されている電子印鑑とは
最近では、契約書は紙ではなく電子契約書の導入が進んでいます。電子契約書で運用すれば、収入印紙代やその他の諸費用の削減、保管場所が不要になるなど、メリットも多いことが知られています。電子契約なので割印も不要になり手間も省けます。電子契約書において、契約書の割印にあたるものはどのように運用されているのか解説します。
今さら聞けない書類における割印の意味
契約書などの書類に割印が必要なことは知っていても、それがどのような役割をしているのかということは、説明が難しいのではないでしょうか。
契約書に押す割印の役割
割印は、契約書が複数ある場合に、同一で関連性があることを証明するために押印をします。割印は、各契約書が印影の一部が押されているようにするため、押し方や位置を確認してから行うようにしましょう。紙の段差が生じますので、捺印マットなどを敷いてから均等な重心をかけて押印すれば、きれいな印影が可能になるでしょう。
間違いやすい割印と契印の違い
契印は、契約書が複数枚ある場合に全てのページの連続性を証明するための押印です。契印を押すのは、契約書の一部の差し替えや改ざんを防止するためで、各見開きページの両方にまたがるようにします。
ページ数が多い場合は、製本をしてその部分に契印をすれば押印する箇所を最小限に抑えることが可能です。一般的に、記名押印で使用した印鑑で押印します。書類に押印する際には、意味や押し方などを理解した上で運用することが大切です。
電子契約書に割印は不要って本当？
契約書に印影がない場合や、電子契約書のように印鑑を押せない場合、契約書の効力はどのようになるのでしょうか。
法的効力はある？契約書の印影の意味
契約書に印影がない場合でも、法的に効力がなくなるということはありません。ただし、前述の通り、複数の契約書が、お互い同一で関連性のあるものということを割印で証明することが難しくなってきます。また、改ざんなどのトラブルにならないためにも、きちんと然るべき箇所に押印をするようにしましょう。
電子化された文書に利用されている電子印鑑とは？
電子契約書の割印はどうすればいいのでしょうか。電子契約書の場合は、割印も契印も必要ではありません。実際に、印鑑での押印は物理的に難しい状態です。契約書が電子化することで、押印作業を省くことができます。
セキュリティ性の高い電子署名の役割
それでは電子契約書の正当性や改ざんされていないという事実はどのように証明されるのでしょうか。電子化された書類は、セキュリティ性の高い電子署名で証明します。現在利用されている電子署名は、暗号を採用しており、改変などがあった際には、それを追跡することが可能です。ある意味、契約書での押印や契印よりも、電子署名の方がいつ結ばれたのかなど詳細に知ることが可能になります。電子署名が、双方の電子契約書に埋め込まれていれば、契約書と同等の価値があることになります。
電子印鑑の取得方法を紹介
中には、電子契約書を印刷して、スキャンで取り込んだ印影を書類に埋め込んで、紙ベースの契約書の形態にしていることもあります。また、専門業者に依頼して電子印鑑のデータを作成しているケースもあります。印鑑の印影をデータ化することや、電子印鑑を利用することはリスクが伴うことがあります。
電子印鑑の運用の注意点
何らかの方法で、印影をアップロードして電子契約書に埋め込んだ場合には、注意が必要です。
近年、スキャンする技術も向上しており、高度なスキャン技術が発展してきました。例えば、紙の契約書などで利用している印影を電子契約書にアップロードした場合、印鑑の偽造や複製が簡単にできてしまう時代になっています。
一般的には、契約書には押印があることに慣れ親しんでいるので、電子契約書になって、印鑑がない状態に違和感を覚えてしまうこともあるでしょう。しかし、安易に印影のデータを使用することは危険です。その印影のデータが世界中に回る原因になってしまうのです。
そうなると、偽装される確率も上がります。電子契約書にはセキュリティ性の高い電子署名に全てが包括されているので、むやみに実際の印影をデータでアップするのは控えておきましょう。
電子契約書の運用で割印の手間をカット
このように契約書を電子契約書に移行すれば、割印や契印などの押印作業から解放され、収入印紙も不要になり、諸経費のコスト削減も実現できます。見た目の違和感から、お持ちの印影をデータとしてアップロードされる場合もありますが、偽造や複製のトラブルに巻き込まれるケースがありますので、控えるようにしましょう。
