従業員など代表者以外の電子署名の押印は有効？代表者変更方法も紹介
近年導入する企業が増えている電子契約システムを利用した契約締結では、電子署名が用いられます。契約書では企業の代表者の署名や押印が必要ですが、電子契約では、その仕組みから他の社員の押印もできてしまいます。代表者以外が押印した電子署名は、その有効性が認められるのでしょうか。今回は、電子署名の押印と有効性について、代表者の変更方法についての情報をまとめました。
電子署名の押印は代表者しかできない？
紙の契約書への押印やサインとは異なり、パソコンで操作する電子署名は代表者本人以外でもできるもの、と思われがちです。電子契約書の押印は誰が行っているのか、実際に運用している企業での例を紹介します。
本来は契約締結権限を持つ名義人本人の押印が必要
契約書の押印は、代表取締役などの契約締結権限を持つ名義人が行うのが基本です。しかし実際は、代表者以外の人物が押印をするケースが多く見られます。
企業によっては大量の契約書に押印をする必要が出てくるため、多忙である代表者がすべての契約書に目を通して押印することが難しく、名義人以外が押印をする場面も多くなります。
電子署名は代表者本人以外でも押印が可能
電子契約書の電子署名を使用した契約の場合、パソコン上での操作のみで押印を完了できます。そのため、紙の契約書よりも押印がしやすく、名義人以外が操作しても押印が可能です。
しかし、ここで出てくるのが「代表者以外の電子署名は有効か」という問題です。次の項目では、代表者以外の電子署名について詳しく見ていきましょう。
代表者以外が電子署名を行う方法とは
代表者ではない者が操作をしても押印ができる電子署名ですが、その場合、契約書の有効性が失われてしまう可能性もあるでしょう。しかし、以下で紹介するように、あらかじめ本人以外でも署名できるように手続きを踏んでいれば、問題なく署名できるようになります。
従業員が代理で署名をする
代表者本人が署名できない場合、他の従業員が代理で署名をするケースがあります。しかし、名義人が代表者のままの状態で第三者が行った電子署名を使った契約が有効な契約として成立するかどうかが問題となる場合があります。
権限委譲を受けた従業員が行う
名義人が代表者のまま、代表者以外の従業員が代理で署名をする他に、「権限委譲」という方法があります。
権限委譲では、代表者があらかじめ部長などの責任者に権限を委譲します。その上で、権限委譲をした従業員の名義で署名をし、契約を締結します。
■代理権を厳密に確認されることは多くはない
特に従業員が代表者の名義を使い代理で署名をする場合、その契約は有効と扱われるのかという問題があると先に述べました。しかし実際に厳密に署名をした者を確認することはそう多くはありません。
権限委譲の場合、本当にその社員に権限があるかどうかと疑われることも考えられます。しかし、過去の判例などを見ても、ビジネスシーンでは代理で署名をした者が責任者である旨を契約相手の企業が把握できていれば問題ないというのが、一般的な考え方です。
メール認証型の契約ではアドレス確認がポイント
一部の電子契約書では、メール認証を用いた電子契約があります。このようなタイプの電子契約書では、誰のアドレスが使用されているかどうかがチェックポイントです。
メールアドレスは他の従業員と共有されることが少なく、本人以外が使用する機会はさほど多くはありません。そのため、メール認証に代表者自身のメールアドレスが使用されていることが確認できれば、それ以上細かく確認する必要はないといえます。
では、役職員などのメールアドレスがメール認証に使用されている場合はというと、いくつか確認するべき点が出てきます。一つは、委任状の有無です。代表者が電子契約締結に必要な権限を、そのメールアドレスの所有者に委任していることが確認できれば、その契約は問題なく締結できるでしょう。
委任状の他には、メールアドレス所有者に締結権限があるかどうかを確認するために、社内規程を開示してもらうのも、確実に権限を持つ社員が認証したかどうかを確認する手段となります。
電子署名の代表者を変更するには
電子契約書を使用する上で必要不可欠な電子署名は、ここまで述べてきたように代表者本人以外が操作しても有効となります。しかし、代表者が変更となった場合は状況が異なります。
代表者変更の場合は新たな電子証明書発行が必須
電子証明書は、署名をする本人を確認して発行されるものです。代表者で発行した電子署名書にはその本人の氏名が記載されているので、もし代表者が変更となった場合、従来使用していた電子証明書は無効となります。
代表者に変更があった場合は、新たに電子証明書の発行が必要となります。代表者のみならず、署名の権限を持つ社員などに変更が発生した場合も同様に、電子証明書を発行しなければなりません。
代表者以外が行った電子署名の有効性を知っておこう
ペーパーレスでパソコン上での操作で契約締結が可能となる電子契約書では、電子署名が必須です。代表者本人以外の電子署名でも、他の社員へ委任している、または契約締結権限を与えていれば、電子契約書の有効性にも問題がなくなります。代表者以外の者が行う電子署名の有効性を知り、正しく電子契約書を活用しましょう。
