電子契約書の作成に便利な、電子契約サービス内容について徹底解説
電子契約書というと、印紙税の削減などメリットの多さが魅力です。しかし、実際のところどのようなサービスがあるのだろうかと疑問に思っている人も多いことでしょう。電子契約システム会社によって、提供しているサービスは異なるので、事前に必要なサービスを把握することが大事です。
そこで、電子契約システム会社が提供している主なサービスを紹介します。これから電子契約システムを導入しようと考えている人は、この記事を参考にしてください。
電子契約書作成のサービスとは？
電子契約システムでは、起案の段階から締結までのすべてのプロセスをインターネット上で行うことができます。書面契約書のように、取引先に契約書を郵送したりファイリングしたりする必要はありません。
電子契約システムにはさまざまな便利なサービスが備わっており、効率よく契約書を作成・保管・検索することができます。企業間との取引きだけでなく、社内フローの効率化にも役立ちます。
次に、このようなサービスのなかから主なものをいくつか紹介します。
電子契約システムが提供するサービス内容
ここでは、電子契約システム会社が提供するいくつかのサービスを例に挙げて紹介します。
社内申請から承認業務まで管理
電子契約システムは、契約書の起案から作成、承認まで、社内の契約書作成フローの管理が可能です。社内での状況を確認するタスク管理や期限アラート機能など、企業間とのやり取りだけでなく社内でも使える便利な機能が充実しています。社内の稟議から契約締結まで、インターネット上でワンストップで行うことができます。
契約の進捗状況を管理
契約書作成業務では、作成から締結まで相手企業と書類をやり取りし、修正とフィードバックを繰り返す必要があります。多くの契約書を一度に作成する場合、ひとつひとつの契約書の進捗状況をすべて把握することは、非常に時間と手間がかかります。さらに人が行う作業では、どうしてもミスが起こります。
電子契約システムなら進捗状況をすべて管理してくれるため、「修正するのを忘れていた」というようなうっかりミスはありません。
契約全体をマネジメントする
電子契約システムでは、契約書作成から締結、さらに管理まで、契約書そのものを作成する業務の効率化を図れます。しかし、なかには複数の契約で構成されるプロジェクトもあり、全体の進捗状況を管理することも場合によって必要です。
このようなプロジェクトでは、多くの社内外の人が業務に携わります。ひとつひとつの契約に他の契約も関係してくるので、そのオペレーションは非常に複雑で管理が大変です。電子契約システムは、このような複雑な契約管理も、それぞれの企業の課題に合わせて最適にマネジメントします。
電子契約書を管理・保管
電子契約書のメリットは、電子データで保管することができる点です。紙での保管の場合、紛失するリスクがありますが、電子契約書ならそのような紛失とは無縁です。検索サービスも充実しているので、契約書名や担当者名、日付などさまざまな条件で検索可能です。電子契約書なら、ワンクリックで欲しい契約書を瞬時に取り出すことができるでしょう。
取引先は電子契約サービスの導入不要
電子契約システムを利用するためには、取引先も導入していることが前提です。大変便利なシステムですが、導入しているのは大企業が中心でまだまだ個人や自営業相手には使えない場合が多いようです。
しかしながら、サービスの内容も充実し始め、電子契約システム導入をしていない個人や海外企業相手の契約にも対応可能になりつつあります。
個人相手の契約書管理にも便利
企業間の契約書だけではなく、個人の雇用契約書や身元保証書などの書類もいつしか膨大な数になり、保管や管理にはやはり労力と費用がかかります。しかし、このような書類も電子化することで、電子契約システム上で管理することができます。
企業間の契約書だけでなく、社内での書類も一括管理することで、保管スペースも必要なくなり書類検索も効率よく行えるでしょう。
海外企業との取引にも利用可能
昨今はグローバル化が急速に進み、普段から海外取引をしているという企業も多いことでしょう。電子契約システムは海外で先に普及し始めたため、利用しているという海外企業は多いです。電子契約システムは、海外との契約書締結のため多言語での署名が利用可能です。海外展開を図る企業にとって便利なサービスといえます。
電子契約書作成のサービスを活用しましょう
電子契約システムには、電子契約書を作成する際にとても便利なサービスが多くあります。作成のみならず、締結から保管まで一括管理でき、契約書作成業務を効率化したいという人におすすめです。時間と労力、費用まで削減できる電子契約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
