電子契約書で多いメール認証。どんなメールアドレスを登録するべき？
近年、その利便性やコスト削減効果の高さから、電子契約書の人気が高まっています。実際に電子契約書を利用するためにはメール認証をする必要がある場合が多いです。
メールアドレスは使う人がある程度決まっています。通常は個人でたくさんメールアドレスを持っていることもないため、WEB上で本人確認したいときにも使われる信頼性の高いものです。
ただし、たくさんは持っていなくても「個人用メールアドレス」と「会社用メールアドレス」などと数種類持っていることは多いでしょう。そんなときにはどちらを登録したらよいのかや、そもそも電子契約書とはどんなものかを確認していきます。
電子契約書とはどんなもの？
まずは電子契約書がどんなものかを見ていきましょう。
ネット上で完結可能な契約書
電子契約書とは「ネット上で完結することができる契約書」のことです。
昔から契約書といえば紙で作成されたものが一般的でした。紙の契約書を作る場合にはさまざまな手間がかかっていましたが、ネット上で完結可能である電子契約書ができたことでその手間をなくすことができました。
電子契約書にすることで生まれるメリットは色々ありますので、以下の章で詳しく紹介します。
電子契約書のメリット
電子契約書にするメリットはいろいろあります。まずは前述した「紙の契約書を作るときの手間がなくなること」です。紙の契約書だと出張して契約する場所に向かうこともあり、出張している間はほかの作業ができなくなっていました。
また、その場に向かわない場合でも郵送の手続きをするなどの準備が必要でした。郵送した場合には配達してもらうために時間がかかります。また出張での対応にも移動時間などが必要なため、契約をすると決まってからも素早い契約締結は紙の契約書では難しいという問題もありました。
これらの「紙の契約書を作るときに必要だった手間」がなくなることで、その分スタッフに他の仕事をする時間が生まれます。また契約の締結もリアルタイムでできるため、すぐやってもらいたいことについても素早い対処ができるようになりました。
また出張の費用や郵送費用などがかからなくなることでコストの削減にもなります。さらに削減できるコストはもう一つあります。電子契約書なら印紙税の対象外なので、収入印紙代がかかりません。
手間も少なくなりコストも削減できるとあって電子契約書に切り替える企業が増えています。
電子契約で多いメール認証。なにに注意？
電子契約書のシステムでは、メール認証を行なうところが多くあります。それではメール認証をするときに気を付ける点を確認しましょう。
メールアドレスの正当性の確認
相手のメールアドレスを認証する際には先にそのメールアドレスが本当に本人のものかどうか確認します。書面などで確認をしたり、電子契約書のメールを送る前に本人かどうかをメール確認などしたりすると良いでしょう。そもそも契約を検討したり交渉したりする段階でそのメールアドレスに対して連絡していれば違う人に送ってしまうリスクはないですね。
無権代理リスクの対策
電子契約書に及び腰な企業の場合、気になっているのはこの「無権代理リスク」が大きいでしょう。無権代理リスクとは「相手企業の人が実際には契約を締結できるような権限がなかった」というリスクのことです。
ただしこれは電子契約書に限らず紙の契約書でもありうることで、「電子契約書だからリスクがある」というわけではありません。この対策をするのであれば、「契約は課長クラスのメールアドレスでしかできなくする」などと決めておくと効果的です。
登録するメールアドレスはどれにするべき？
それでは数個のメールアドレスを持っている相手にはどれでメール認証するべきなのかも確認していきましょう。
雇用契約なら個人用か会社用か
契約する内容がどんなものなのかでもその判断は分かれます。ここでは雇用契約する場合を例に考えてみましょう。
〇個人用メールアドレスがおすすめ
雇用契約をするためのものであれば個人用のメールアドレスがおすすめです。会社用のメールアドレスはもしその会社を退職してしまうと、その後そのメールアドレスが使えなくなり契約書を確認することが不可能になります。個人用メールアドレスならそういった心配もありません。
〇メールアドレスは本人が作ったのかも重要
このように、メールアドレスを作ったのが本人かどうかは重要な要素です。本人ではない場合にはある時点で急に使えなくなることがあります。
またほかの人と共有して使っているメールアドレスだと、契約した人が誰だったのかが分からなくなる可能性があります。その契約についてなにか確認しなければいけなくなった際に確認する相手や責任者が不明な状態になってしまうのです。
電子契約の際はメールアドレスも確認しよう
このように、電子契約書を使う際にはどのメールアドレスで認証をするのかも確認しておくようにしましょう。
法的にはどのメールアドレスであっても問題はありません。ですが、後からなにかがあった場合についても先回りして考えておくと良いでしょう。ぜひ参考にしてください。
