電子契約書でワークフローを効率化！システム選びのポイントとは？
普段の業務を効率化させるうえで、ワークフローについて考えることはとても重要です。
たとえば、契約業務に電子契約書を取り入れることはワークフローをより精度の高いものにすることができます。
今回はワークフローにおける電子契約書のメリットと電子契約システムを選ぶ際のポイントについてご紹介いたします。
ワークフローとは
たとえば、Aという企画書を作成し、はじめに上司の承認をもらい、さらに別の部署の承認が下りた後、ようやく実際の企画がスタートします。この企画書作成から実際にスタートするまでの業務に関する一連の流れをワークフローと呼びます。
業務に関連する既存のルールなどに則って処理を行うことがワークフローなので、所属する組織によっては単純であったり非常に複雑であったりと差があるのが特徴です。
紙の書類でのやり取りは、次々と承認をもらうために書類を移動させなければなりません。
承認をもらうための労力以外に申請書が多数あるためどれを使えばいいのか分からない、承認の滞り、書類の管理や保管といった多くの問題点が発生します。
つまり、紙の書類に依存した方法では効率よく業務を回すことに限界があるということがいえます。
電子契約書でワークフローを効率化
複雑で問題点の多いワークフローを効率化させるためには電子契約書が非常に有効的です。
具体的にどのような効率化が図れるのかについて4点ご紹介いたします。
ペーパーレスによるコスト削減
紙の書類の場合、用紙代や印刷するためのインク代などのコストが発生してしまいます。
しかし、電子契約書ならオンライン上でデータのやりとりを行うため、実際に印刷した書類を使うことはありません。ペーパーレスにすることでコスト削減につながります。
コンプライアンス強化
電子契約書を使うことに対し、セキュリティ面の不安を感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、紙の書類は紛失やデータの改ざんなどを行うことが容易なので、電子契約書以上に気を遣わなくてはなりません。
電子契約書に非常に複雑な構造をもつブロックチェーンなどを導入することによって、セキュリティ面を飛躍的に上げることが可能になります。よって、既存の紙の契約書や書類を保管するよりもコンプライアンスの強化に役立つとされています。
業務スピードアップ
ワークフローの問題として、多くの承認が必要な場合、承認が集まるまでに時間がかかるということが挙げられます。
電子契約書は社内で複数の人と共有することができるため、作成後すぐに確認を求めることができます。上司の他に承認が必要な人とデータを共有することで先に承認をもらうことも可能になります。
どこにいても契約できる
スマートフォンやタブレットなどのオンライン接続できる端末があれば、どこにいてもすぐに内容を確認、承認を行えるというメリットがあります。早く承認が欲しいというときに上司のスマートフォンなどにデータを送信することで簡単に承認を得ることができます。
電子契約システムを選ぶ際のポイント
電子契約システムを選ぶ際のポイントを3点ご紹介いたします。
セキュリティ対策
電子契約書を扱ううえでセキュリティ対策は非常に重要です。
オンライン上でデータをやり取りするので、サイバー攻撃などの対象となることもあり得ます。また、どれだけ使い勝手の良いシステムでも、情報が漏えいしてしまっては大問題に発展します。
権限ごとにアクセスが可能な領域を設定することや、従業員の操作ログを確認できるものであれば社内でのセキュリティ対策も行うことができます。
コンプライアンス強化のためにも、セキュリティ対策がしっかり行われているシステムを選びましょう。
社内システムとの相性
社内で使用している会計システムなどがあれば、連携がとれるタイプを選ぶことをおすすめします。既存システムと連携が可能になることでデータが自動的に入力されるようになるなど、従業員の作業負担が軽減され、他の業務や戦略的なマーケティングが可能になります。
フリープランの有無
いくら説明を聞いたり読んだりしても、実際に使ってみると印象が違うということは珍しくありません。本当に自社のコンテンツに合うかどうかを知るためには、一度使ってみることが重要です。
電子契約システムには無料のお試し期間やフリープランが設定されているものもありますので、システムにいくつか候補があるなら、実際に使ってみてから決めるという方法もおすすめです。
まとめ
ワークフローの効率化を狙うなら電子契約書が効果的です。
紙の契約書では避けることの難しかったいくつかの工程を省くことができるため、仕事のパフォーマンス向上が期待できます。
電子契約書の導入を検討しているなら、現在使用しているソフトを洗い出し、相性の良い電子契約システムをピックアップして試してみてはいかがでしょうか。
