電子契約とEDIは何が違うの？それぞれの特徴を徹底解説！
電子契約とEDIはどちらも帳票類を電子化するシステムですが、どのように違うのかわからず、導入に踏み切れないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、それぞれの特徴やメリットや2つがどう違うのか、また共通する部分があるのかを徹底的に解説いたします。
電子契約の特徴
まずは電子契約の特徴についてご紹介します。
電子契約とは
電子契約は、従来紙の契約書や書類を用いて同意する旨の押印をして締結させていたことに代わり、オンライン上にて電子データに同意する旨の電子署名をすることで契約を締結させるデジタルサービスです。
近年では大手企業をはじめ、国内外で利用されており、従来の紙の契約書と同じく法的拘束力を持つようにもなりました。
新型コロナウィルスの影響でリモートワークになったにも関わらず、押印のために出社する必要があった方が多くいたことで、さらなる需要につながりました。現在導入していない企業や組織でも、積極的に取り入れたいと考えているケースが増えています。
電子契約の必要性
電子契約は電子署名とタイムスタンプにて本人証明と日時証明を行います。
認証事業者に認定された第三者機関によって発行された電子署名とタイムスタンプを付与することで改ざんを防止でき、書面の契約書と同等の証明力と法的効力を発揮します。更に、契約書の劣化や破損、紛失を防ぐことができるため、コンプライアンスの強化にもつながります。
電子契約のメリット
電子契約のメリットとして挙げられるのが、コスト削減です。
署名契約の際は郵送にてやり取りすることがほとんどだったため、切手代や封筒代、印刷代などのコストがかかっていました。しかし、電子契約は全てをオンライン上でやり取りし完結させることができるため、それらのコストがかかりません。また、郵送の時間を短縮できスピーディに契約を締結できるため、業務の効率化にもつながります。ほかにも、電子契約書は収入印紙税の課税対象に含まれないため、収入印紙税も削減できます。
EDIの特徴
次にEDIの特徴についてご紹介いたします。
EDIとは
EDIとは、受発注や請求、支払いや出荷など各種の取引に必要なデータを、通信回線を通して相手先とやり取りすることができる電子商取引のことです。従来の取引では、電話やメール、FAXなどを使って書類のやり取りが行われています。それぞれ取引先ごとに手作業をするため、取引案件数が増えるほど業務量が増えてしまっていました。EDIは各種の取引データに関するやりとりのすべてを自動化することができるため、業務量の削減や業務の効率化につなげることができます。
EDIにはいくつか種類があります。
取引先となる企業が少ない場合に利用する個別EDI、複数の企業で同じ規格を用いてデータをやり取りすることができる標準EDI、特定の業界用に特化した業過VAN、インターネット回線にてやり取りできるWeb-EDIなど、用途によって最適なEDIは異なります。
EDIの必要性
EDIを利用することで企業間の各種取引に関する連絡・照会システムの管理が可能になり、業務の効率化につなげることができます。複数の連絡経路にてやり取りしていたデータをEDIによって電子データに一本化することで、データの可視化が実現されコンプライアンスの強化にもつながります。
EDIのメリット
EDIはデータのやり取りを自動化することができるため、これまで手作業で行われてきた業務を減らすことができます。そのため、業務の効率化につながります。これは業務スピードが求められる業種においては特に有効なメリットといえます。
入力業務においては、これまで手入力だった作業を自動化できるため、データの正確性が格段に向上します。記入や入力ミスの修正の必要もないので、業務時間の短縮にも大きく貢献します。また、取引に関するやり取りをすべて電子データによって行うことができるため、ペーパーレス化の実現や郵送代や印刷代といったコストも削減することができます。
電子契約とEDIの違い
電子契約とEDIの違いについて紹介いたします。
２つの違うところは
電子契約とEDIは書面文書の電子化という点においては共通していますが、通信規格や形式が大きく異なります。また、電子契約は企業同士だけでなく、企業と個人といった場面でも利用することができますが、EDIは企業同士の利用に限定されているといった点も違います。
どちらも導入すべき？
自社が既にEDIを導入している場合であっても、EDIに対応していない異業種の企業と取引や契約を行うケースもあるかと思います。そのような場合に書面の契約書にて契約を結んでいる場合は、電子契約サービスを導入することで業務の効率化やコンプライアンスの強化、コスト削減などが実現できるため、導入する価値は十分にあるといえます。
まとめ
EDIと電子契約は共通点も多いツールですが、規格や形式が大きく異なります。
違いをしっかりと理解し、用途に合ったツールを導入することが大切です。
