注文請書とはどのような書類？電子契約の場合の押印方法も含めて紹介
注文請書とはどのような書類かを知っていますか？今まで作成したことがない方には、具体的な内容が分からない人も多いでしょう。
注文請書を作成する際にはいくつか重要な工程がありますが、その中の1つが押印です。今回は注文請書の内容と押印方法について詳しく解説します。
注文請書はどのような書類なのか
注文請書は注文書と同じような書類と思われることも多いですが、実際には大きな違いがあります。前者は注文を受けたことを証明するもので、後者は注文する前の見積書のことをいいます。
注文請書は主に商品売買などの取引で使われる書類ですが、上記のように似たような名前の書類がほかにもあるため、勘違いされやすいのです。
そのため、具体的にはどんな内容の書類なのか説明できない人も多いでしょう。ここでは、注文請書がどのような書類かについて説明します。
注文を承諾したことを証明する書類
注文を受けた側が「受け取りました」ということを証明するのが注文請書です。これには注文内容の詳細が書かれており、金額や納期、納入の方法、どこに納品するかなどが記載されています。
商売取引のない人には馴染みのないものと思われがちですが、普段私たちが通販を利用した際に送られてくる「注文受付完了」のメールなども同じように注文請書として扱われるもので、それを想像してみれば注文請書がどういったものか理解も深まるでしょう。
注文請書には印紙が必要である
この注文請書には印紙が必要になります。基本的に注文請書は、請書の契約書とみなされるので収入印紙を貼る義務があるのです。
明確に契約書を取り交わしていなくても、注文を引き受けたことで売買契約が結ばれたことになり、契約金額に応じた印紙税が課せられることになります。
注文請書における押印の方法とは
契約書や請書などの書類では、印鑑を必ず押さなければなりません。特に、このような公的な書類では、押し間違いがあると後々問題になることもあるため、正しい方法で押さなければならないのです。
ここでは注文請書の押印方法について説明します。
代表者名の横に押印をする
注文請書では、社名など代表者となる者の横に押印します。その際の印鑑には、登録されている物がある場合はその登録印が望ましいでしょう。
なければほかの印鑑でも構いません。印鑑を押す際には必ず上下を確認し、逆さまになったり斜めに傾いたりしないように注意しましょう。
万が一押し間違えてしまった場合には、二重線を引いて訂正印を押すことができます。
しかし、場合によっては訂正印が認められないこともあるため、よく確認しながら押すようにしましょう。
印紙には消印を捺印する必要がある
先ほど説明したように、注文請書には印紙を貼る必要があります。そのため、印鑑は代表者名の横だけでなく、印紙にも押す必要があります。
これを「消印」といいますが、印紙に消印を施すのは再使用を防止するためです。押し方としては、印紙の彩紋と注文請書の両方に跨るようにして押します。
印鑑の種類は特に決まっておらず、社印や登録印、ゴム印、角印など何でも構いません。また、印鑑を押すのは代表者に限らず、代理人や従業員、個人事業主の場合は家族でも問題ありません。
電子契約における注文請書の押印について
最近では、請書や契約書などを電子ファイルで作成することが多いです。電子ファイルで作成することによって押印の必要がなくなり、ほかのルールが適用されます。
ここでは、注文請書が電子ファイルの場合、どのように扱われるのかを紹介します。
電子ファイルの場合は押印する必要がない
注文請書が電子ファイルで作成された場合には、押印する必要がありません。なぜならば、電子ファイルではタイムスタンプと電子署名が使われるからです。
タイムスタンプと電子署名によって、契約書の文書が本人によって作成されたこと、署名された後に文書の改ざんが行われていないことが証明されます。
電子署名の時刻はパソコンで設定されるので、端末を操作すれば変えることもできますが、タイムスタンプと合わせることで時刻に間違いのないことが証明されるのです。
そのため、電子ファイルで契約書などの文書を作成する場合には、電子署名とタイムスタンプの両方を使うのが一般的です。
印紙税がないので押印の必要がない
注文請書が紙媒体の場合は印紙の貼り付けが義務ですが、電子ファイルでは印紙を貼る必要がありません。
印紙税は文書にかかる税金であり、電子契約書の場合には文書とみなされず、課税されない決まりになっているのです。国税庁のホームページでは、注文請書を電子記録に変換して電子メールで送った場合、印紙税が不要であると書かれています。
このように、紙媒体を電子媒体に変更することで、印紙税にかかる費用を削減できるため大きなメリットが得られます。
また、印紙を貼り付けることがないので、必然的に押印の必要もなくなります。
注文請書は電子化によって押印が省略できる
注文請書は注文を受けた時に作成する書類です。
注文を受けて売買契約が成立したことを証明するもので、商売などにおける取引で作成されます。注文請書を紙媒体で作成した場合には、代表者印や消印を押す義務が生じます。
しかし、注文請書を電子化した場合にはその手間がなくなり、少ない工程で簡単に作成することができるのです。注文請書の電子化について、ぜひ検討してみてください。
