契約書のペーパーレス化でコスト削減、効率アップ！電子化のメリット
ここ最近、契約書のペーパーレス化に関係する法律などが整備されてペーパーレス化が進んでいます。契約書のペーパーレス化をすると、コストの削減になったり効率的に仕事ができるようになったりと、様々なメリットがあります。
今回は、そのメリットについて詳しく紹介します。
契約書ペーパーレス化によるメリット
契約書をペーパーレス化するとログがしっかりと残るため、安全性が高まるなど、様々なメリットがあります。その他にどのようなメリットがあるのか確認しましょう。
契約書ペーパーレス化で保管・検索が楽に
まず1つ目は、契約書の保管や検索が楽になることです。契約書を紙の状態で保存している場合には、保管のために毎回ファイルに整理し、そのファイルを棚に入れ、必要な時にファイルを取り出して契約書を見つけ出す必要がありました。さらに保管しておくための場所も必要で、ファイルが山のように増えた場合に、別の管理部屋や貸倉庫などの契約が必要になることも考えられます。
ペーパーレス化することでこれらの手間がなくなります。パソコン上のデータであれば保管の場所を必要とせず、後から必要になったときの検索も楽にできます。
契約書ペーパーレス化でコスト削減
契約書のペーパーレス化によるメリットにはコスト削減もあります。
契約書を電子契約書にすることによって、収入印紙が不要になるのでその分のコストがなくなります。契約を何度もするような会社では、毎回払っていた収入印紙の代金がなくなることでかなりのコスト削減が期待できるでしょう。
契約書ペーパーレス化で郵送、製本作業不要
また、契約書をペーパーレス化することによって、郵送作業や製本作業が不要になります。これにより作業労力が少なくなり、また郵送にかかる封筒代や切手代、印刷代もかからなくなります。さらに、これまで郵送で相手に届くまでにかかっていた日数がゼロになるといったメリットがあります。契約書をペーパーレスにすればスピーディな契約が可能です。
契約書のペーパーレス化によるデメリット
ここまでは、契約書のペーパーレス化による様々なメリットを確認してきました。一方で、ペーパーレス化によるデメリットはないのでしょうか？
ここからは、デメリットについて紹介します。
今までと違う作業になる
今まで紙の契約書に慣れ親しんだ人にとっては、新しい方法を覚える必要が出てきます。電子契約書のフォーマットを新たに作成したり、契約書作成マニュアルを用意したりといったことがデメリットとも言えるでしょう。
書面での契約が義務付けられた契約も
全ての契約書をペーパーレスにできるわけではありません。書面での契約が義務付けられた契約もあるのです。
定期借地契約や定期建物賃貸借契約などは、書面の契約書にする必要があります。書面での契約の義務があるものをペーパーレスで契約してしまうと、最悪の場合、その契約が認められないといったことにもなるでしょう。
契約書のペーパーレス化が進んでいる例
企業間の契約書だけでなく、身近な契約もペーパーレス化が進んでいます。今後もいろいろな契約がペーパーレスになり、電子契約書での契約が当たり前になってくるのではないでしょうか。実際に身近で契約書のペーパーレス化が進んでいる例を紹介します。
ケータイ・スマホの契約書もペーパーレス化
携帯電話やスマートフォンなどのモバイル端末を契約する際、契約書お客様控えが発行されますが、こちらのペーパーレス化が進んでいます。スマホ、ケータイ、パソコンなどからネット上で申込内容の確認ができるようになりました。スマホやパソコンで確認するときには、PDF化された契約書控えを確認することができ、そのまま保存もできるので便利に使えます。
大手不動産仲介業者の契約書もペーパーレス化
ある大手不動産仲介業者では、2015年11月から個人向けに電子契約サービスをおこなっています。この個人向け電子契約サービスにより、部屋探しに関するアンケートの記入や、入居審査申込、賃貸契約などの確認、署名についてタブレット端末で操作できるようになりました。
印字、押印の作業がいらなくなったり、契約内容を入居者専用サイトで後から確認できたりという利用者側のメリットがあります。また、スタッフの作業が効率的になることで、業務に充てていた時間をコミュニケーションに使うことができるようになったそうです。
さらに、省資源化およびコスト削減に成功しています。
契約書ペーパーレス化で効率アップしよう！
契約書のペーパーレスに関わる法律が整備され、今後ますますペーパーレス化を進める企業も増えてくることでしょう。
もちろん、契約には必ず相手が存在するわけですから、自社だけがペーパーレス化を推進しても無意味なものになってしまいます。契約を取り交わす相手にもこのメリットを理解してもらい、お互いがペーパーレス化に対応していくことが必要です。
効率化のためにも、ぜひペーパーレス化を検討してみてください。
