フリーランスの方必見！契約書を使用するなら電子契約がおすすめ
働き方が多様化している現在、フリーランスで働いているという方も増えてきています。
自由な働き方ができるフリーランスですが、その業務内でも契約書を使用する機会があるかと思います。契約書を電子契約書にすることは、より働きやすい環境へと整えることに繋がるかもしれません。
今回はフリーランスの方が契約書を使用するメリットや、電子契約書のメリットについて紹介いたします。
フリーランスの方が契約書を使用するメリット
フリーランスの方が契約書を使用するメリットは、フリーランス側とクライアント側の双方に存在します。
本来、フリーランスとクライアントの関係は対等であることが望ましく、契約書もそのように作成されている形が望ましいです。契約書を使用する一番のメリットといえば、契約内容を明記することで契約違反が発生した場合でもスムーズに対処できることですが、その他のメリットについて紹介いたします。
フリーランス側のメリット
業務についてしっかりと明記した契約書を用意しておくことで、予定外の業務を強要された場合でも拒否をすることができます。また、報酬支払いについて明記しておくことで、報酬の未払いを防ぐことができます。他にも、イラストレーターなどの方は著作権について明記しておくことで、自身の作品の著作権を侵害されることを防ぐことができます。
クライアント側のメリット
業務についてしっかりと明記した契約書を用意しておくことで、業務の放棄や未納品といったトラブルを防ぐことができます。また、秘密保持について明記しておくことで、クライアント側の情報流出を防ぐことができます。
電子契約書なら費用と手間を省ける
紙の契約書と電子契約書を比較した際の電子契約書のメリットや注意点についてご紹介いたします。
紙の契約書のデメリット
紙の契約書のデメリットとして、管理に手間がかかる点が挙げられます。業務に関する重要な書類なので紛失しないように細心の注意を払う必要がありますが、取り扱う案件が増えていくほど管理も難しくなります。また、契約のやり取りを郵送で行わなければならず、時間と郵送費がかかってしまいます。
電子契約のしくみ
電子契約では紙の代わりにPDFファイルなどの上書きができない電子ファイルが使用されます。公開鍵暗号システムを使用し、電子ファイルの作成者が推定できる電子署名にて作成者の証明をします。そして、書類を作成した時間を証明するためのタイムスタンプを使用し、その時間以降にデータの改ざんが行われていないことを証明します。
この電子署名とタイムスタンプの両方による契約書の証明は、印鑑による証明と同等の法的効力があります。
電子契約書のメリット
電子契約書のメリットとして、最も目に見えやすいのがコスト削減です。紙の契約書にかかる収入印紙税は、電子契約書には課税されません。他にも郵送代やインク代を削減することができます。
また、管理の手間を軽減することができる点も大きなメリットです。データとして保存しておくことで、紛失の可能性を防ぐことができるだけでなく、契約書を探し出すことも簡単になります。
他にも、電子契約書はすべてオンライン上でやりとりが完結するため、契約締結に時間がかからない点もメリットといえます。
電子契約の注意点
電子契約のサービスを導入する際には、費用対効果が高いかどうかをしっかり考える必要があります。場合によっては紙の契約書よりもコストがかさんでしまう可能性もあるので注意が必要です。また、セキュリティ対策をしっかり考える必要があります。その他にも、どのくらい業務が効率化できるのかについてもシミュレーションしておく必要があります。
電子契約が認められていない契約が存在する点にも注意が必要です。
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まとめ
フリーランスの方にも契約書を使用するメリットがあります。
契約を電子契約書にて行うことにより、業務を効率化しコストを削減できる可能性があるため、導入の際にはしっかりと注意点を確認して電子契約の仕組みを理解するようにしてください。
ぜひ電子契約書の導入を検討してみてくださいね。
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