テレワークでも雇用契約がすぐ締結できる！電子契約書のメリットとは？
新型コロナウィルスの感染拡大により、外出自粛の要請やそれに伴うテレワークの推奨がなされている現在、求人を募集したくともできない状況にある企業も多いのではないでしょうか。面接はweb通話などで対応できるけれど、その先の契約手続きまですぐに行うのは難しいと考えている企業も多いのではないかと思います。
しかし電子契約書を導入することで、これまで時間がかかってしまっていた契約締結までの手続きを、場所を選ばずにスムーズに行うことができます。今回は雇用契約に電子契約書を導入するメリットを紹介します。
労働条件通知書の電子化が解禁
厚生労働省による省令改正が2019年4月1日に施行され、労働条件通知の電子通達が解禁されました。解禁にあたり生じるメリットをこれまでの通達手段と比較してみましょう。
従来の通知書
改正前は雇用契約書などの手続きを電子化しても、労働条件通知書は書面で通知しなければならず、結局は余計な手間がかかってしまうという状態でした。これは、労働基準法第五条により、労働条件通知書の交付を書面で行うことを義務づけていたからです。
解禁後の通知書
2019年4月1日より労働基準法施行規則が改正され、「ファックスを利用する送信方法」と「電子メールやその他の方法で受信者を特定して情報伝達をする方法（電気通信の送信）」の二つが追記されました。これにより、従来は書面での交付に限定されていた労働条件通知書を電子化できるようになりました。採用に必要な手続きを一括して電子書面上で終えることができるので、人事採用の効率化を大幅に進めることができます。
雇用契約に電子契約書を取り入れるメリット
では、労働条件通知書の電子化の解禁に伴う、電子契約書で雇用契約を行うメリットについて紹介したいと思います。
契約をスピーディに行うことができる
雇用契約をする際は通常、面接後に内定を出し、採用通知書や労働条件通知書などを送付して入社手続きをするという形が取られています。これらの一連の契約には一週間から二週間の時間を要してしまいます。
しかし電子契約書を導入することで、それらの一連の契約を一日で済ませることが可能になります。昨今ではWeb面接の実施数も増えてきており、組み合わせて使うことでよりスピーディに人材を獲得することができます。また、採用される側も入社までの手続きにかかる時間を削減できるので、早く仕事を始めることができるというメリットが生まれます。よって優秀な人材を獲得しやすい環境を整えることにも繋がると言えます。
場所を選ばずに人事採用を行える
上記で述べたように、Web面接と組み合わせて電子契約書を使用することで、テレワーク下でも人事採用の業務を行うことができます。場所を選ばずに人事採用の業務を行うことができるので、採用担当者の人選などにも幅を持たせることができるようになります。よってより柔軟な人事採用活動が可能になります。
費用を削減することができる
書面契約には郵送代や印刷費などのコストがどうしても発生します。しかし、電子契約書ではインターネット上でPDF等の電子文書でやり取りをするため、それらのコストを削減することができます。
契約更新時の手間を省くことができる
契約更新時の通知の書類発行を省くことができます。パートやアルバイトなどの労働期間が決められている労働者を多く抱えている場合や、店舗数が多い場合などでは、負担を大幅に減らすことができます。
電子契約書を取り扱う際の注意点
導入することで様々なメリットがある電子契約書ですが、導入する際の注意点もいくつか存在します。注意点をしっかり把握することで、より有効に電子契約書を活用することができます。
意思の撤回に注意が必要
郵便でのやり取りの場合は、書類到着前に取り戻すといったことが可能でした。しかし電子契約書では一度署名してしまうと撤回ができなくなってしまうので、慎重な契約が必要になることを採用される側に伝える必要があります。あらかじめ撤回できる条件や方法、期間などを定めた覚書を追加したり、撤回条項を契約内容に盛り込んだりなどの対策をとることも必要であるといえます。
導入に準備が必要
雇用契約を電子化するにあたって、準備が必要であることを認識しておく必要があります。まずは電子化した書類の保存場所や保管方法をきちんと取り決めることです。もう一つは社内でしっかりと電子化についての情報を共有することです。従来の契約業務の変更に対して抵抗がある社員も存在すると思われます。実際に使用する社員からの理解をしっかり得ていなければ、一部間での利用に留まったり、契約管理漏れが発生したりと、リスクが発生する恐れがあります。
まとめ
労働条件通知書の電子化が解禁されたことで、電子契約書による雇用契約をよりスピーディに締結させることが可能になりました。採用される側にもすぐに仕事を決めることができるというメリットが生まれ、より優秀な人材を獲得しやすい環境を整えることにもつながると言えます。
また、様々な理由からテレワークが推奨されている昨今において、Web面接と合わせて電子契約書を活用することで、テレワーク下でも人事採用の業務を行うことも可能になります。現在、新型コロナウィルスの拡大により採用活動が停滞していますが、そのような状況下においても電子契約書は大きな効果を発揮するツールであると言えるのではないでしょうか。
