建設業で電子契約書が認められた経緯とは？導入事例や注意点を紹介
近年の時代の変化により、従来の紙媒体での契約方法から電子契約書へシフトしている会社もあります。建設業においても電子契約書が認められるようになりましたが、実際のところそこまで普及してきていないのが現状です。そこで今回は、建設業で電子契約書が認められた経緯や実際の導入事例、注意点について説明します。建設業における電子契約書導入について理解を深め、導入の是非を検討してもらえればと思います。
建設業で契約書が電子化されるようになった経緯とは？
現在でも建設業では紙媒体の契約書が主流となっていますが、様々な利便性から電子契約書が徐々に普及してきています。
ここからは、建設業で契約書が電子化されるようになった経緯について説明します。
従来は紙媒体での契約が義務となっていた
従来建設業では、請負契約する場合の契約内容は書面に記載して、当事者同士でお互いに渡し合うことが建設業法で義務づけられています。当事者には発注者や請負業者のみでなく、下請業者も含まれていたため、書面でのやり取りは大変効率の悪い方法といえました。
建設業法の改正により電子契約書の使用が可能に
平成13年4月に建設業法が改正され、建設業でも電子契約書の使用が認められるようになりました。契約方法を電子化することで、契約にかかる業務負担やコストを大幅に削減できるうえ、通常の業務に専念できるようになったのです。
建設業法19条に新たに3項が追加
建設業法の改正では、新たに19条3項が追加されたのが特徴です。この項目では、電子契約書を導入する場合は「政令で定める相手方の承諾」と「国土交通省令で定める措置」の要件を満たしていることが必須条件となっており、要件を満たしていない場合は電子契約書を使えません。
建設業法の改正に合わせて政令や省令も改正
建設業法が改正されたことに合わせて、政令や省令も改正されました。これによって、建設業においても要件を満たしていれば、電子契約書を法律に抵触することなく使用できることになったのです。
建設業に電子契約書を導入した事例を紹介
建設業では、まだ紙媒体で契約書を交わしているところがほとんどであるため、電子契約書を導入することでどのような変化があるのか分からない、という人も多いと思います。
ここからは、建設業に電子契約書を導入した事例を紹介します。契約書を電子化することで、会社にどのような変化が起こるのかをよりイメージしやすくなるでしょう。
印紙代を削減してコストカットを実現できた事例
ある会社では、年間の契約数が300件程度で年間の印紙代が500万円程度になっていました。そこで下請け業者にも同意を得ながら電子契約書を導入したところ、約7割の350万円の印紙代を節約することに成功したのです。同時に下請け業者の負担する印紙代も節約できたため、双方のコストカットを実現できました。
電子契約書により紙媒体を取り扱う手間を削減できた事例
契約書を紙媒体で交わす場合は、印紙代の他にも印刷代にかかるコストも多くなります。
印刷するためにもインク代や用紙代、プリンターを管理する費用の他に、ホッチキスやファイルなどの紙媒体ならではのコストが発生します。
電子契約書を導入することで、これらの費用を削減することに成功するとともに、紙媒体を取り扱う時間や手間を削減できたため、その分の時間を本来の業務に充てることができました。
電子化により郵送にかかる費用を削減できた事例
紙媒体の契約書では、発注者や請負先に書類を郵送するコストがかかります。建設業では直接足を運んで契約書を取り扱う業者も多いため、会社によっては交通費も削減できたというところもあるのです。郵送するためには、住所を記載したり切手を貼って投函したりするなどの手間もかかるため、電子契約書を導入してこれらの手間を削減したことで、会社の生産性が大幅にアップしています。
グレーゾーン解消制度で規制に適した契約書か確認しよう
電子契約書を導入することに難色を示す業者もいることから、契約書の電子化が進まないという会社も多いです。確かに電子契約書の安全性や法的な問題など、気になる点が多いのも事実です。
電子契約書を提供しているサービスの中には、グレーゾーン解消制度といって、国土交通省より建設業法における規制の適用の有無を確認しているところもあります。この制度により規制の適用範囲を照会しているかどうかも、安心してサービスを利用できるかどうかの判断材料になることでしょう。
安全性の高い電子契約書を作成することが大切
電子契約書を利用するメリットは大きいため、紙媒体で契約書を交わしている会社は契約方法を見直すことをおすすめします。
とはいえ契約書の安全性や適法性も担保しなければならないため、利用するサービスのセキュリティや適法性を確認してから利用しましょう。
