電子契約書を導入する上での注意点とは？
近年多くの企業で導入されている電子契約書ですが、扱う上での注意点があります。そこで今回は、電子契約書を導入する上での注意点について紹介します。これから導入しようと思っているのであれば、ぜひ最後までチェックしてみてください。
電子契約書における主な注意点
電子契約書を利用する際には、5つの注意点があります。もし注意点を知らずに利用すると、第三者に悪用されたり、契約書として認められなかったりなどのトラブルに巻き込まれる恐れがあります。だからこそ、これから利用する方は必ず以下の注意点を覚えておきましょう。
電子契約書に関しては法律が設けられている
電子契約書や電子署名には、電子署名及び認証業務に関する法律や電子帳簿保存法といった法律が設けられています。もしルールを破るような扱い方をした場合は、違法行為にあたります。
また、業種によっては建築業法や下請法などが関係することも考えられます。これから電子契約書に移行するのであれば、法律の知識も持っておきましょう。
全ての契約書が電子化できるわけではない
基本的には契約方式自由の原則の観点から電子化できる契約書がほとんどですが、全ての契約書を電子化するわけではありません。電子化できない契約書は法律に記載されており、定期借地契約や投資信託契約の約款などが当てはまります。電子化できない理由は消費者保護のためであり、消費者との契約トラブルを防ぐために紙での契約を定めています。
また、電子化できない契約の中には弁護士の確認が必要な場合も。電子契約書を導入する前に、電子化できる契約書とできない契約書を分けておきましょう。そうすることで、契約時のトラブルを未然に防げます。
相手側が電子契約書を理解しておく必要がある
電子契約書の場合、相手側が電子契約書についてある程度理解しておかなければなりません。もし相手が「電子契約書では契約したくない」という気持ちを持っていたのであれば、無理やり電子契約書で契約を進めることができないため、紙での契約に変更しなければいけません。
たとえ業務効率化のために電子契約書に切り替えたとしても、相手側の対応で紙へ戻さなければいけなくなるため、どのくらい交渉相手が電子契約書について理解しているのか事前に聞いておきましょう。
セキュリティが脆弱だと情報漏えいしてしまう
電子契約書はインターネットを通じて行うため、セキュリティに気をつけなければなりません。もしセキュリティが脆弱であれば、簡単に不正アクセスの被害を受けてしまい、大切な個人情報が盗まれてしまいます。また、ウイルスによって情報漏えいしてしまうかもしれません。
有効期限が設けられている場合がある
紙の契約書であれば長期間保存できますが、電子契約書の場合は手続きで使用する電子署名やタイムスタンプに有効期限が設けられています。そのため、スタンプを新しく押し直すなどの適切な対応をしていなければ期限失効の恐れもあります。
契約書の期限が失効してしまうと相手側に大きな迷惑をかけてしまい、最悪の場合は二度と契約してくれないかもしれません。そのため、電子契約書を利用する際には有効期限がいつなのか必ずチェックしておきましょう。
取引先に電子契約書を断られた場合は？
もし取引先に電子契約書を拒否された場合の対応としては、様々な方法があります。例えば取引先には紙の契約書で渡し、自社は電子契約書で保存するという方法です。
どちらも紙の契約書でなければいけないというわけではないため、取引先だけ紙の契約書を渡しても問題ありません。また、紙の契約書をスキャンしてデータ化し、そのままメールで送るという方法も良いでしょう。
取引先の中には電子契約書は難しそうで切り替えにくいと思っている会社もありますが、近年の電子契約書は誰でも簡単に利用できます。この機会に、取引先に相談して電子契約書で進めるように話し合ってみるのも良いかもしれません。
電子契約書を安全に使うためには？
最後に、電子契約書を安全に使うためのポイントを2つ紹介します。そのポイントとは、「タイムスタンプを活用する」と「しっかりとサービスを選んで使う」です。
どちらも重要なポイントであるため、必ずチェックしておきましょう。
タイムスタンプを活用する
タイムスタンプは、その名の通り日付や時刻が示されているものです。電子契約書の改ざん防止や存在証明の役割を果たしてくれます。
しっかりとサービスを選んで使う
電子契約書のサービスは様々な会社からリリースされているため、しっかりと選ぶことが大切です。適当に選んでしまうと、うまく扱いきれないかもしれません。費用や使い方などを確認した上で、自社にあった電子契約書を見つけましょう。
注意点に気をつけて電子契約書を導入しよう
今回は、電子契約書を扱う上での注意点について紹介しました。業務効率化を図れる便利なものとはいえ、いくつかの注意点を守らなければトラブルに巻き込まれてしまいます。これから導入する場合には、注意点を守って利用しましょう。
