企業と電子契約を結ぶメリットと主なステップを紹介！
企業と電子契約を結ぶメリットと主なステップを紹介！
皆さんもご存知だと思いますが、電子契約書はクラウド上で作成した契約書のことを指します。紙の契約書とは違い、ネット上で作成できるため、様々なメリットがあり、最近では電子契約書サービスを利用している人も増えているでしょう。では、取引先の企業と電子契約書を締結することはどのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは、企業と電子契約を結ぶメリットと、どのような手順を踏めばいいのかを解説していきます。
企業と電子契約を結ぶメリット
企業と電子契約書を結ぶメリットを紹介します。紙の契約書ではなく、電子サービスを利用することでどのようなメリットがあるのかを知っておくと、実際に電子サービスを導入するときに、より使いやすくなります。電子契約書を結ぶメリットは様々ありますが、その中でもいくつかのメリットを詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
管理漏れなどのリスクが軽減できる
書面の契約書は社内のロッカーなどで保管しなければいけません。また、法律上、7年間の保管が義務付けられていますが、7年分の契約書を保管するのは大変です。さらに、契約書の作成が多い事業をしていると、保管はかなりの負担になっているはずです。なかには、紛失してしまったり、火災や台風などの自然災害でなくなってしまうケースもあります。
電子契約書はクラウド上で保管されているので、紛失することがなく、管理漏れのリスクを防げます。また、何度もバックアップが取れるので、原本を万が一消去してしまっても問題ありません。さらに、書面契約書の場合、誰かが改ざんしても気づけない場合もありますが、電子契約書ならデータベース上でいつアクセスされたのかを確認できるので、データを改ざんされることもありません。このように電子契約書はセキュリティ面でも安心できるのが特徴です。
印紙税の節約ができる
書面の契約書の場合、作成や郵送、返送、保管、管理、など様々な手続きや手間があります。そのため、コストも時間もかかり、事務作業の負担も増えます。さらに、契約の内容が変更された場合、契約作成に関する作業を一からやり直さなければいけません。
また、数年前の契約書の提示が必要になった時には探す手間もかかります。
電子契約書の場合はこれら全ての手間が省けるので、事務作業の効率的に行うことができます。契約内容の変更があった場合もネット上で変更すればいいですし、郵送や返送も不要です。ネット上で保管されているので、検索すれば昔の契約書をすぐに取り出すことも可能です。
事務作業を効率的に行える
書面の契約書の場合、作成や郵送、返送、保管、管理、など様々な手続きや手間があります。そのため、コストも時間もかかり、事務作業の負担も増えます。さらに、契約の内容が変更された場合、契約作成に関する作業を一からやり直さなければいけません。
また、数年前の契約書の提示が必要になった時には探す手間もかかります。
電子契約書の場合はこれら全ての手間が省けるので、事務作業の効率的に行うことができます。契約内容の変更があった場合もネット上で変更すればいいですし、郵送や返送も不要です。ネット上で保管されているので、検索すれば昔の契約書をすぐに取り出すことも可能です。
電子契約書を結ぶ上で必要なステップ
最後に、契約書を結ぶ上で必要な手順を解説します。電子契約書を結ぶ手順を知っておけば、作業がスムーズに行えるので、頭に入れておくといいでしょう。最初は戸惑うかもしれませんが、電子契約書を結ぶ手順はとても簡単なので、数回行えば、その後は簡単にできるようになるでしょう。
投資対効果やサービス内容が合っているか
まずは投資対効果と合っているかを確認しましょう。電子契約サービスの投資対効果は業種などによって違います。電子契約書のサービスを行っている業者に支払う金額が、投資に見合った効果がないと判断した場合は、ほかの電子契約サービスを探したほうが良いでしょう。
投資対効果は対象の業務、契約書種別、印紙代や郵送代、契約回数や時間、人件費を指します。これらを一度しっかりと確認してまとめておくと、ぴったりな業者が見つけられるでしょう。
各種法令の確認とカスタマイズの開発の準備
電子契約サービスを導入する際は、メンバーによる各種法令の確認と理解が必要です。中でも電子署名方法、電子帳簿保存法、印紙税法、e-文書法は必ず覚えなければいけません。
また、これらの法令は社内でも説明会などを行い、周りにもしっかりと知らせることが大切です。
ここまで終わったらカスタマイズの開発など準備をします。
準備では社内業務フローや契約先でのフローなど、現在行われている業務の確認や契約業務と連動する社内のシステムの把握が必要です。
取引先への説明会を行う
電子契約サービスを利用するときは、自社のみでなく、契約を結ぶ取引先の企業も電子契約サービスを導入する必要があります。そのため、取引先への説明は必須です。説明会の機会を設けるようにしましょう。
試行、本運用を行う
最後は試行と本運用です。試行や本運用の前には、今まで紹介したステップを行ったかを確認し、漏れがないようにしましょう。何度か念を入れてチェックしてから試行に移ることをおすすめします。ここまで終わったら本運用に入りましょう。
まとめ
企業と電子契約書を結ぶことは、管理漏れのリスクを防いだり、印紙税や輸送費の節約、事務作業を効率的に行えるなど様々なメリットがあります。また、手順を押さえておけば、スムーズに契約書を作成できるのでとても便利なサービスです。
今後、IT化が進むにつれ、様々なサービスが出てきています。ネット上で様々な手続きが行えることで手間が省けますし、時間短縮にもなる電子契約書はおすすめです。これから企業との契約を電子契約書でと考えているのでしたら、ぜひ参考にしてみてください。
