電子契約の概要やシステム利用上の注意点とおすすめサービスを紹介
みなさんは電子契約をご存知ですか？電子契約とはその名の通りクラウド上で契約を結ぶことです。電子契約は紙の契約書に比べて便利な点も多く、最近では様々な企業が取り入れています。今回は電子契約とはどのようやサービスなのか、電子契約を結ぶ上での注意点、Great Signサービスのおすすめポイントを詳しく紹介します。電子契約を取り入れたいけど、あまり詳しくない方や、電子契約について知りたい方はぜひ最後まで読んでください。
そもそも電子契約書はどのようなサービス？
まず始めに電子契約がどのようなサービスなのかを紹介します。紙の契約書との違いや、どのような方法で契約をするのか、タイムスタンプとは何かについて、詳しく説明するので、ぜひ参考にしてください。
紙の契約書との違いは？
紙媒体と電子では様々な違いがあります。まずは形式が電子データと紙では違います。契約までの期間は電子契約の方が短く、紙の場合が長いです。
また、電子契約の場合、オンライン環境が整っている場所ならば、どこでも契約することができます。それに比べ、紙の場合は印鑑と契約書が揃っているオフィスなどが必要です。
他にも、署名の方法にも違いがあります。電子契約の場合は電子署名やタイムスタンプで行いますが、紙の場合は実際に手で署名捺印をします。
保管方法や保存方法も異なる点です。電子契約は、サーバーなどで保管・保存が可能ですが、紙の場合は劣化することもあるため、ロッカーや倉庫などの安全な保管場所が必要になることもあります。
送付方法にも違いがあり、電子契約はインターネット上のやり取りで契約できますが、紙の場合は郵送や持参するなどの作業が発生します。
契約が完了した際には「電子署名」が使われる
一般的に、紙媒体では印鑑を使用しますが、それに対し、電子契約では電子署名を使います。電子署名とは、電子文書に対して行われる電磁的記録のことです。これを署名者本人が作成したことで、その時点から電子文書が改ざんされていないことを確認できます。
しかし、電子署名の場合は本人であることをどのように証明するのかを疑問に思う人もいるでしょう。実は、電子署名には認証事業者が発行した電子証明書が添付されるようになっています。これで本人のものであることがわかるので、後で改ざんされる心配はありません。
信頼度を保証する「タイムスタンプ」がある
先ほど電子署名について説明しましたが、電子署名と一緒にタイムスタンプを付与することでより信頼性が高くなります。タイムスタンプはいつ文書が作成されたのか、改ざんが行われていないかということを示すものであり、電子契約を結ぶ上で欠かせないものです。タイムスタンプも電子署名と同じように認証事業者が付与してくれます。
電子契約書を結ぶ上での注意点
電子契約はとても便利なサービスですが、契約を結ぶ上で気をつけなければいけないこともあります。実際に電子契約を結ぶ前に注意点もしっかりと押さえておかないと後で問題になることもあるので、参考にしてください。
セキュリティ対策をしっかり行う
電子契約書では電子署名とタイムスタンプが押されるので、セキリュティ万全ともいえます。しかし、電子契約書は紙とは違い、ネット上で保存を行うので、第三者に悪用される可能性も出てきます。そのため、ネット上のセキリュティもしっかりと確認しなければいけません。
書面を残す必要性と電子契約できるかを確認
電子契約書は全ての契約がネット上で行えるわけではありません。いくつかの契約書は書面で残す必要性も出てきます。そのため、電子契約を行う前に一度書面を残す必要があるかを確認しなければなりません。
電子契約書はGreat Signがおすすめ
電子契約を提供しているサービスは様々なものがありますが、沢山あるとどこが良いのか迷ってしまいますよね。今回はそのなかでも、特におすすめであるGreat Signについて紹介します。
Great Signは煩雑な契約書締結業務をオンライン上の管理画面を介して行うことができます。オンラインで全て完結させることができ、クラウド上で契約書の締結と管理が行えるサービスです。
Great Signには3つのプランがある
Great Signにはフリープラン、ライトプラン、グレートプランの3つのプランがあります。
フリープランは契約書の送信件数が10枚までですが、他の2つは無制限です。このように、ダウンロードの制限、データサイズの大きさ、カスタマーサポート、契約書締結ごとの費用など様々な違いがあります。契約するにあたり、自分に合ったプランを選べるので、便利で使い勝手がいいです。
タイムスタンプや電子署名の有効期限が長い
タイムスタンプや電子署名の有効期間が長いと、長く保存できるので便利です。Great Signでは、タイムスタンプが全プラン10年のLTV(長期検証)、電子署名の有効期間も全てのプランで10年間です。電子署名の場合は有料プランを利用しているとその後も自動延長されます。
電子契約はGreat Signで安心して行おう
電子契約は紙の契約書に比べて簡単に作成できるのでとても便利です。また、ネット上で保存できるため、いつでも閲覧できるのも嬉しいポイントです。また、Great Signは様々なプランがあり、タイムスタンプや電子署名の有効期間も長くて便利。ここでは電子契約について詳しく紹介しましたが、これから電子契約を取り入れたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。
